La BAD recrute un Assistant d’équipe au Cameroun

La BAD recrute un Assistant d’équipe au Cameroun.

Fonctions et responsabilités

Sous l’autorité administrative générale du Directeur Général Central, l’Assistant(e) d’Equipe sera chargé d’interagir avec les autres unités organisationnelles dans le cadre des activités nécessitant un appui administratif et logistique. Il effectuera le suivi des demandes d’information formulées par d’autres départements et assurera la diffusion des informations pertinentes pour le Département. Le titulaire du poste entretient également des relations avec des prestataires de services extérieurs à la Banque tout en veillant à l’efficacité de la communication et de la coordination des activités au sein du Département.

Fonctions et responsabilités

Gestion du flux de travail :

  • Concevoir des systèmes et méthodes de travail de bureau et en assurer le fonctionnement pour gérer efficacement le flux de documents papier ; organiser et stocker les documents et informations sur différents supports (papier et électronique) ; cela inclut notamment la gestion du système de classement et de recherche de documents.
  • Assurer le suivi des documents : traiter les courriels entrants, les télécopies, les publications et la correspondance.
  • Distribuer les documents émis par le bureau du Directeur et assurer le fonctionnement d’un système de suivi.

Réunions :

  • Préparer des documents, des notes d’information, des rapports, des tableaux et des présentations.
  • Assurer le secrétariat lors des réunions. Rédiger les procès-verbaux des réunions ; établir un système de rapport portant sur toutes les décisions prises au cours des réunions afin de faciliter le suivi de la mise en œuvre des décisions en suspens.
  • Établir le calendrier des réunions interdépartementales au sein de la Banque, des rencontres bilatérales et de concertation entre la Banque et les autres partenaires.
  • Traiter les demandes relatives aux frais de représentation à engager ; et effectuer le suivi des actions à mener par les services concernés.
  • Représenter le Département aux réunions avec FIFC, CHGS et les départements du budget, concernant les finances/le budget, et en particulier les reports budgétaires, et diffuser les informations relatives aux directives et instructions émises lors de ces réunions.

Administration, budget, finances :

  • Assister et conseiller le Directeur Général sur diverses questions liées à l’administration et au personnel.
  • Établir un système de contrôle des stocks pour la gestion des fournitures de bureau et autres biens appartenant à la Banque (ordinateurs personnels, imprimantes, télécopieurs…) ; centraliser les demandes de fournitures de bureau soumises par le personnel du Département et prendre les dispositions nécessaires pour assurer la distribution des articles requis.
  • Donner des avis sur la manière dont le personnel d’appui doit être réparti pour faire face aux priorités, à la charge de travail et aux délais ; participer au recrutement du personnel local temporaire en examinant les candidatures ; présélectionner les candidats et participer au jury de sélection, fournir des rapports pour la prise de décision, rédiger les termes de référence et assurer le suivi du recrutement.
  • Mener des négociations avec CHGS concernant l’attribution d’espaces de bureaux appropriés à l’unité.
  • Contribuer à la préparation du budget annuel du Département ainsi qu’à l’examen semestriel et rétrospectif du budget.
  • Organiser le voyage du personnel envoyé en mission et s’occuper de leur visa et de leur hébergement.
  • Prendre l’initiative d’élaborer divers documents et formulaires administratifs, tels que la liste du personnel, les missions du personnel, les programmes de formation, l’absence du personnel (congé annuel, congé au foyer, absences justifiées et congé de maternité) ainsi que des données statistiques, au besoin.
  • Assurer la gestion des systèmes, créer et traiter les rapports de dépenses dans SAP.

Rapports et correspondance :

  • Consolider les rapports du Département et les rapports sur le niveau de travail exécuté.
  • Rédiger des correspondances qui exigent des recherches et/ou des discussions sur des questions administratives et techniques.
  • Assurer la liaison avec le personnel professionnel des Divisions afin d’obtenir des informations sur les projets spéciaux et actifs.

Tâches de secrétariat :

  • Veiller à maintenir des stocks suffisants de fournitures de bureau et autres articles de bureau de base.
  • Effectuer le suivi des documents, traiter les courriels, télécopies et courriers d’ordre général entrants.
  • Assurer la gestion des processus d’enquêtes publiques internes et générales ; filtrer les appels téléphoniques et les demandes et les traiter comme il convient ; veiller à l’accueil et à la prise en charge des visiteurs ; organiser et tenir les agendas électroniques et s’occuper des rendez-vous.
  • Tenir les dossiers confidentiels et classer les rapports, la correspondance et les documents connexes de manière à faciliter leur consultation.
  • Identifier des documents internes et externes pertinents pour la recherche et déterminer les méthodes et techniques requises pour entreprendre des projets dans ce domaine.

Critères de sélection

  • Être titulaire au moins d’une licence en gestion des affaires, commerce, administration ou dans une discipline connexe ; et avoir de préférence une formation supplémentaire en secrétariat/administration/gestion administrative (BTS ou DUT).
  • Justifier d’un minimum de quatre (4) années d’expérience progressive, pertinente et pratique dans un service administratif, de préférence dans une organisation internationale.
  • Avoir d’excellentes capacités d’organisation et de communication.
  • Être capable de travailler sous pression dans le cadre dynamique d’un environnement international et multiculturel.
  • Être capable de gérer efficacement les demandes internes et externes.
  • Être apte à travailler et coopérer avec des personnes d’origines diverses.
  • Justifier des compétences nécessaires pour exercer les fonctions de secrétariat.
  • Avoir une bonne connaissance des fonctions administratives.
  • Être capable de communiquer efficacement à l’écrit et à l’oral en anglais et/ou en français, avec une connaissance pratique de l’autre langue.
  • Maîtriser les logiciels standards (Word, Excel, Access, PowerPoint).

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

Détails du poste

  • Titre du poste: Assistant(e) D’équipe, RDGC
  • Grade: GS6
  • Poste N°: 50069434
  • Référence: ADB/20/051
  • Date de publication: 28-avr-2020
  • Date de clôture: 27-mai-2020
  • Lieu d’affectation: Country Office, Cameroon

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