Supply Chain Coordinator

Key Responsibilities

Purpose of the position

Coordonner, l’approvisionnement en bien et services, l’administration, la logistique et le protocole de la zone de manière à contribuer au bien être des enfants et des communautés.

Responsabilités Majeures

Exigences commerciales

Comprendre les exigences commerciales du département et les appliquer dans le travail quotidien.

Planification

• Conseiller et faire approuver par les clients internes les modifications apportées aux demandes initiales.
• Faciliter, entre toutes les parties, la résolution rapide des problèmes qui pourraient avoir une incidence sur la satisfaction des besoins du demandeur et des communautés.
• Identifier des sources d’approvisionnement alternatives pour les matériaux / services non contractuels.
• Assurer le suivi avec les fournisseurs pour garantir la livraison et la réception en toute sécurité des matériaux commandés.
• Résoudre les conflits avec les livraisons et les fournisseurs

Approvisionnement stratégique

• Exécuter l’évaluation du marché et le processus de préqualification des fournisseurs selon les directives établies pour les catégories assignées.
• Gérer le processus RFQ/RFP, y compris les méthodologies de base et d’enquête sur les prix, conformément au cadre approuvé pour les catégories assignées.
• Diriger les négociations pour les catégories assignées.
• Superviser les événements de sourcing Filed Offices et le travail d’assistance relatif au sourcing.
• Préparer les documents de soumission du Comité des marchés publics afin de s’assurer de leur exhaustivité pour permettre un processus décisionnel éclairé.
• Faciliter les réunions du Comité d’achat et s’assurer que la documentation appropriée est maintenue.

Gestion des contrats et des relations avec les fournisseurs

• Remplir avec exactitude le formulaire de gestion des données de base (ou le registre des contrats/fournisseurs).
• Surveiller et compléter la clôture du contrat, le renouvellement ou la nouvelle soumission, selon le cas, pour les produits assignés.
• S’assurer que les fournisseurs comprennent les conditions contractuelles et les indicateurs de performance.
• Identifier et résoudre ou faire remonter les problèmes liés au contrat tant en interne qu’en externe.
• Analyser les performances des fournisseurs sur la base des informations fournies par les clients et d’autres sources et coordonner les améliorations avec les fournisseurs.

Développement et mise en œuvre des systèmes

• Collecter et rassembler les données utiles qui peuvent être utilisées pour améliorer les systèmes généraux établis et communiquer ces informations au superviseur immédiat.

Exécution des achats

• Recevoir les demandes d’achat entrantes (en attente de l’action de l’acheteur), vérifier que les spécifications sont claires, mener l’événement de sourcing si les articles requis ne sont pas déjà sous contrat, mettre à jour le PR avec l’enregistrement réel du fournisseur et libérer le PR pour approbation.
• Suivre les politiques et les directives d’approvisionnement dans les décisions d’attribution des fournisseurs sous le seuil applicable.
• Gérer les demandes de changement de PO en coordination avec les demandeurs, les responsables de budget et les fournisseurs.
• Consolider toute la documentation requise pour la présenter aux Finances afin que les fournisseurs soient payés en temps voulu pour les matériaux et les services fournis.

Gestion des données, analyse et rapports

• Collecter et analyser les données à l’échelle de l’organisation pour soutenir la prise de décision
• Fournir un soutien dans la conception des mesures commerciales pour surveiller la performance de la GCL et alerter la direction lorsque le déclencheur de performance est violé.
• Effectuer une analyse des dépenses pour soutenir les activités d’approvisionnement stratégique et la gestion des relations avec les fournisseurs.
• Préparer un rapport récapitulatif des réponses aux appels d’offres des fournisseurs pour les réunions de décision d’attribution du Comité des achats.
• Suivre et analyser les performances en matière d’achats et les économies réalisées par rapport aux niveaux cibles établis.

Processus, procédures et politiques

• Effectuer toutes les tâches liées à l’approvisionnement conformément aux politiques, processus et directives approuvés en la matière.
• Conseiller la direction au sujet de tout défi / risque / directives non pratiques.
• Recueillir les commentaires des clients concernant les politiques, les processus et les directives, et les transmettre à la direction de NO pour des améliorations ou des changements,
• Examiner avec les partenaires / sous-bénéficiaires leurs politiques, procédures, etc. en matière de GCL afin d’identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d’évaluation et les intégrer dans les plans de renforcement des capacités.

Contrôle et conformité

• Effectuer une pré-qualification des fournisseurs pour tous les nouveaux fournisseurs et tenir des registres.
• Participer au développement d’outils d’identification et d’évaluation des risques, de registres et d’autres outils et évaluer les risques SCM et contractuels pour les achats de biens, de travaux ou de services. 3.
• Maintenir un classement et une tenue de dossiers appropriés conformément aux directives établies par la direction.
• Coordonner avec les demandeurs pour fermer les PO ouverts en temps opportun.
• Mise en œuvre des recommandations d’audit convenues dans le processus de passation de marchés, conformément aux orientations données par le Chef du département./ Adoption continue des politiques d’achat et procédures (pas seulement dans la passation de marché.
• Participer au processus d’examen des partenaires / sous-bénéficiaires, du système de contrôle interne dans le processus de passation de marchés afin d’identifier les lacunes, les documenter dans les rapports d’évaluation, et les saisir dans les plans de renforcement des capacités.
• Suivre périodiquement les progrès de la mise en œuvre des recommandations et informer la direction de toutes les parties.
• Archivage et téléchargement de toutes les documentations mis dans provision
• Descente sur le terrain pour s’assurer de la conformité entre ce qui est dans le système et la réalité

Leadership et coaching

• Gérer les performances des subordonnés directs par le biais d’évaluations des performances, de conversations fréquentes et d’autres méthodes, le cas échéant. Faire preuve de courage en fournissant un encadrement ou un retour d’information pour une amélioration continue des performances.
• S’assurer que tous les membres du personnel de la chaîne d’approvisionnement comprennent les politiques, les processus et les systèmes d’approvisionnement.
• Planifier et coordonner les réunions du département pour examiner l’état des tâches et informer l’équipe de direction de l’avancement des fonctions du département.

Administration et Logistique

• Soutenir la gestion des terres et des actifs du WVSN au niveau des opérations nationales – maintien de la documentation, enquêtes.
• Gérer les accords de service et les relations entre le WVSN et les différents fournisseurs de services (nettoyage / collecte des ordures / eau potable / fournisseurs de services d’hébergement, sécurité, etc) et autres contrats dans la région.
• Gestion de la flotte – (gestion des performances des chauffeurs-mécaniciens, entretien des véhicules, renouvellement des assurances et des certificats d’aptitude à la circulation), suivi de l’utilisation du carburant et de la carte Tom.
• S’assurer que les installations et l’aménagement paysager sont bien entretenus dans le bureau régional, conformément aux directives de l’administration, afin de garantir un bon environnement de travail.
• Coordonner les rapports et les enquêtes sur les incidents de sécurité dans les PA / Clusters.
• Fournir un soutien logistique (hébergement, véhicules, repas, brochure de visite, etc.) aux visiteurs internes et externes de la base.
• Fournir un soutien logistique et administratif pour la préparation des ateliers.

Autres responsabilités

Exécuter toute autre tâche.

Qualifications: Formation/Connaissances/Connaissances Techniques et Expériences

Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, auto-formation, expériences, etc.

Qualification minimum exigée

• Bac + 3 ans en administration des entreprises, gestion ou diplôme équivalent
• Expérience de 2 ans dans gestion de l’administration, Supply Chain, Transport Logiqtique

Préférée:

Expérience de 4 ans dans gestion de l’administration.

Date limite depot : 25 avril 2024.