Assistant Administratif & Financier

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FHI 360 recrute un Assistant Administratif & Financier.

Sous la supervision directe du Responsable Administratif & Financier, l’assistant(te) Administratif(ve) & Financier(ère)e aura pour mission d’assurer la gestion administrative et financière du bureau régional de Kédougou.

Responsabilités générales

L’Assistant (e) Administratif (ve) endossera les responsabilités suivantes :

  • Organiser les ateliers et séminaires du niveau national : réservations de salle, de chambres d’hôtels, besoins de transport, achat des petites fournitures, choix justifié des traiteurs éventuellement, paiement des frais des participants et factures annexes, etc.
  • Assister les responsables techniques à l’élaboration des budgets des ateliers pour le niveau national.
  • Gérer la petite caisse, tenir les comptes de caisse et rapprocher les soldes des fonds de caisse avec les documents comptables sur une base semi-mensuelle et à la fin de l’année et/ou à la demande du responsable financier.
  • Maintenir à jour les fichiers des immobilisations et gérer les stocks de fournitures et les consommables.
  • Assister dans la rédaction et la gestion des courriers administratifs et la prise des notes lors des réunions de coordination.
  • Superviser les chauffeurs et s’assurer que les véhicules sont bien entretenus et maintenus par les chauffeurs
  • S’assurer que les approvisionnements en carburant soient réguliers et optimisés
  • Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules (Admission Temporaire, Assurances, visites techniques…
  • Maintenir la bibliothèque du projet, en mettant en place de nouveaux fichiers si nécessaire et en s’assurant que les documents sont classés régulièrement
  • Aider l’équipe senior à rédiger des correspondances de routine
  • Maintenir les systèmes de classement et autres systèmes de bureau
  • Aide à la préparation des programmes pour les visiteurs, y compris les réservations & transfert.
  • Exécuter toutes autres taches connexes à la fonction à la demande du superviseur et autres collègues de travail

Qualifications et expérience

  • Licence de préférence en administration des affaires.
  • La maitrise de l’Anglais est souhaitable.
  • Minimum de 5 années d’expérience en soutien administratif avec une ONG internationale.
  • Excellentes compétences organisationnelles et souci du détail, capacité de hiérarchiser et de gérer plusieurs tâches
  • Connaissance des outils bureautiques (traitement de texte, tableur …)

Pour postuler à ce poste veuillez visiter fhi.wd1.myworkdayjobs.com.

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