Assistant de programme

L’Assistant(e) de Programme (SC-4) doit fournir un soutien spécialisé et complet à la mise en œuvre du programme du secteur des Sciences Exactes et Naturelles, en temps opportun, de manière précise et proactive, conformément aux règles et procédures administratives et financières de l’UNESCO. Il/elle devra :

• Organiser des réunions officielles, conférences et ateliers (virtuelles et présentielles), en apportant un appui logistique et administratif tel que la rédaction des courriers, rapports, invitations, préparation de budget, réservation, organisation logistique, équipements et services IT) ;
• Préparer les missions des spécialistes de programme, des consultants et des participants externes aux conférences (Plan de mission, ordre de mission, demande cotations, envoi du billet) ;
• Appuyer l’établissement des contrats et leur gestion (préparation, suivi et contrôle des livrables et vérification des justificatifs financiers, classement des documents) afin de s’assurer que les résultats escomptés sont obtenus dans le respect des délais contractuels ;
• Faire le suivi des paiements et des contrats en collaboration avec l’Administration du bureau ;
• Assurer le suivi administratif des réponses aux appels à contribution, courriers, publications et autres demandes officielles;
• Assister le suivi et préparer des comptes-rendus sur la mise en œuvre des activités du programme ; organiser les dossiers en vue des évaluations de projets en rassemblant les données/informations budgétaires sur les activités actuelles ou passées ;
• Recevoir, analyser, trier, enregistrer, classer et distribuer la correspondance et les documents. Répondre aux demandes de renseignements et assurer le suivi des questions courantes en suspens ;
• Répondre aux demandes des partenaires dans le cadre du support à la mise en œuvre des activités du secteur.

Qualifications académiques

Diplôme d’Etudes secondaires

Expérience professionnelle

Au minimum 2 ans d’expériences dans l’assistance à des programmes et projets.

Aptitudes et compétences

• Excellentes compétences en organisation et en planification.
• Excellentes compétences en communication et en coordination.
• Rigueur et souci du détail dans la préparation de la correspondance et des documents.
• Bonne capacité relationnelle, discrétion, bon sens du jugement et capacité à travailler avec des personnes d’origines culturelles différentes.
• Comportement coopératif et enclin à travailler en équipe.
• Excellentes compétences TI avec maîtrise de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel. PowerPoint, etc.).
• Capacité à travailler sous pression et flexibilité pour ajuster les horaires et les priorités de travail.
• Exigence linguistique : Excellente connaissance (écrite et parlée) du français ; bonne connaissance de l’anglais.

Qualifications académiques

Une licence III (ou autre équivalent à Bachelor Degree) en Gestion/Administration/Finances serait un atout.

Expérience professionnelle

Une expérience dans un organisme des Nations Unies est un atout.

Avantages

Les avantages comprennent entre autre 2.5 jours de congés annuels par mois de services d’une cotisation de l’organisation de 5% et de 10 % du salaire mensuel versée en complément au titre respectivement de l’assurance maladie et de la retraite sur présentation par l’intéressé des justificatifs de son affiliation à un régime privé d’assurance maladie et/ou de retraite.

Closing date: 16 Avril 2024.