Assistant de Projet

Site Servtec Sénégal

Servtec Sénégal recrute un Assistant de Projet pour son client, une association de droit sénégalais qui vise à contribuer à la promotion et l’accompagnement des investissements européens au Sénégal.

Le/la titulaire du poste sera chargé sous la supervision hiérarchique et fonctionnelle la Cheffe de projet et aura la charge des missions suivantes

Activités principales

Gestion Courante de Projet

  • Accueillir, informer et orienter les différents visiteurs et membres intervenant dans le cadre du projet ;
  • Filtrer , orienter et assurer l’accueil téléphonique et physique des différents intervenants au projets  ;
  • Gestion de l’agenda de la Cheffe de projet et des membres de l’équipe projet ;
  • Gestion du courrier et des différents échanges physiques et numérique relatifs au projet en liaison avec les différents membres de l’équipe projet ;
  • Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents projets (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
  • Collecter, classer, saisir, enrichir et mettre à jour les bases de données relatives au projet;
  • Constitution et préparation de dossiers et de fond de dossiers;
  • Assurer le lien entre les différents membres de l’équipe projet ;
  •  Réalisation de mailing et diffusion de l’information en relation avec le projet ;

Gestion administrative 

  • Appui à la Cheffe de projet et au chargé de mission ;
  • Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations du projet ;
  • Préparer différentes réunions, évènements, manifestations et en réaliser les comptes rendus (rapport, compte rendu, note…) ainsi que la transmission aux différents acteurs ;
  • Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, calendrier des évènements, etc.) ;
  • Réaliser la gestion administrative des contrats, documents comptables, factures et la transmission au Cabinet comptable ;
  • Organiser des déplacements professionnels dans le cadre du projet;

Gestion Comptable 

  • Assurer un suivi comptable scrupuleux en collaboration avec le cabinet comptable, le Trésorier EUROCHAM et la Cheffe de projet ;
  • Transmission et classement des pièces comptables et administratives liées aux dépenses et autres décaissements du projet ;
  • Organiser des RDV mensuels avec le Commissaire aux comptes;

Gestion des membres-Evénements

  • Assurer la gestion des demandes internes et externes de réservation des salles de réunion et autres locaux en relation avec le projet ;
  • Organisation en lien avec la Cheffe de projet l’accueil , l’organisation technique et logistique mais aussi le réception de personnalités/délégations accueillies par l’association dans le cadre du projet.

Profil recherché

Compétences et Connaissances 

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative, gestion de projet et de secrétariat
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Pack Office (Excel, Word, Outlook, Powerpoint), OneDrive, outils Google (form, sheet, etc)
  • Usage courant d’Internet
  • Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise,…)
  • Capacités organisationnelles
  • Capacité de gestion simultanée de dossiers
  • Capacité à rendre compte, informer, mobiliser sa hiérarchie directe qui collaborent sur les dossiers partagés
  • Savoir travailler en équipe et en réseau en interne
  • Avoir le sens de l’écoute, du relationnel, de la diplomatie et de la courtoisie
  • Savoir travailler en toute autonomie (capacité à gérer les dossiers)
  • Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
  • Avoir de la méthode et de la rigueur
  • Savoir s’adapter à des situations complexes

Pour postuler à ce poste veuillez visiter recrutement.servtec-senegal.com.

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