Assistante Administrative

Site Servtec Senegal

Servtec Senegal recrute une Assistante Administrative.

Nous recherchons une Assistante Administrative pour notre client, une association de droit sénégalais qui vise à contribuer à la promotion et l’accompagnement des investissements européens au Sénégal.

Objectif 

Le/La titulaire du poste sera chargé sous la supervision fonctionnelle des délégués de la gestion courante , la gestion administrative et la gestion des membres.

Activités 

Gestion courante

  • Accueillir, informer et orienter les différents visiteurs et membres ;
  • Filtrer et assurer l’accueil téléphonique ;
  • Gestion de l’agenda des Déléguées et des membres du Bureau ;
  • Gestion du courrier en liaison avec les différentes entités de l’association (Conseil d’administration, Bureau exécutif et Bureau permanent) ;
  • Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser ;
  • Collecter, classer, saisir, enrichir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de l’association (annuaire interne et externe, base de données numériques et organigramme institutionnel…) ;
  • Constitution et préparation de dossiers ;
  • Assurer le lien avec le Bureau ;
  •  Réalisation de mailing ;

Gestion administrative

  • Appui aux Délégué-es et membres du Bureau permanent ;
  • Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations ;
  • Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus (rapport, compte rendu, note…) ;
  • Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour) ;
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
  • Réaliser la gestion administrative des contrats et la transmission au Cabinet comptable ;
  • Organiser des déplacements professionnels ;

Gestion des membres – événements

  •  Assurer la gestion des demandes internes et externes de réservation des salles de réunion ;
  • Organisation en lien avec les Délégués l’accueil et réception de personnalités/délégations accueillies par l’association

Profil recherché

Compétences et Connaissances 

  • Expérience sur un poste similaire
  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Bonnes capacités rédactionnelles
  • Très bonne maîtrise des techniques bureautiques Pack Office (Excel, Word, Outlook, Powerpoint), OneDrive, outils Google (form, sheet, etc)
  • Usage courant d’Internet
  • Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
  • Capacités organisationnelles
  • Capacité de gestion simultanée de dossiers
  • Capacité à rendre compte, informer, mobiliser sa hiérarchie directe qui collaborent sur les dossiers partagés

Aptitudes et Qualités 

  • Savoir travailler en équipe et en réseau en interne
  • Avoir le sens de l’écoute, du relationnel, de la diplomatie et de la courtoisie
  • Savoir travailler en toute autonomie (capacité à gérer les dossiers)
  • Savoir faire preuve de discrétion professionnelle
  • Avoir de la méthode et de la rigueur
  • Savoir s’adapter à des situations complexes
Recevez les meilleures opportunités par mail, deux à trois fois par semaine.

Voir toutes les offres d'emploi

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *