Assistant(e) de Direction

Site Ministère de l'Environnement - Projet WACA

Le Projet WACA recrute un(e) Assistant(e) de Direction.

Le Projet d’Investissement Régional de Résilience des Zones Côtières en Afrique de l’Ouest -WACA, sur financement de la Banque Mondiale et du Fonds Nordique de Développement, recherche des candidatures pour le recrutement d’un(e) Assistant(e) de Direction, basé à Dakar pour un contrat d’un (01) an renouvelable.

Missions

L’Assistant(e) de Direction, basé(e) à Dakar, est chargé(e) d’assister le Coordonnateur et l’équipe d’experts de l’UGP sur les aspects administratifs afin d’optimiser la gestion de leurs activités. L’Assistant(e) de Direction travaille sous l’autorité du Coordonnateur du Projet et ses principales missions sont les suivantes :

Gestion de l’accueil et des appels

  • Accueillir et orienter les visiteurs et répondre aux demandes courantes de renseignements;
  • Assurer la gestion des appels (émission et réception);
  • Gestion des courriers physiques et électroniques
  • Assurer la gestion du courrier « Départ » du Projet ;
  • Assurer la réception et la ventilation du courrier « Arrivée » du Projet ;
  • Réaliser des scans de l’ensemble des correspondances « Arrivée » et « Départ » et effectuer un archivage électronique des courriers;
  • Assurer le suivi des correspondances affectées aux membres de l’équipe de coordination;
  • Etablir et actualiser régulièrement un répertoire détaillé et un carnet d’adresses des partenaires au Projet ;
  • Assurer la gestion des courriers électroniques ;
  • Rédiger des correspondances administratives et en assurer le suivi.

Gestion des activités de secrétariat

  • Assurer la planification des rendez-vous et missions du Coordonnateur du projet et la gestion de son agenda;
  • Assister les experts de l’UGP et les experts externes mobilisés par l’UGP dans l’organisation et la gestion de leurs rendez-vous et missions ;
  • Etablir un classement et un archivage physique et électronique de l’ensemble des documents liés au Projet en étroite collaboration avec le Coordonnateur, les spécialistes en Gestion Financière, Passation des Marchés et Suivi & Evaluation;
  • Participer activement à la finalisation des rapports et autres documents à travers une relecture, correction et mise en forme.

Assistance dans la gestion des missions, réunion et ateliers

  • Préparer les voyages du personnel (termes de référence, courriers, ordres de missions, etc.);
  • Préparer les réunions : ordres du jour, comptes rendus, salles pour les réunions, etc.);
  • Diffuser et archiver les comptes-rendus des réunions.
  • L’Assistant (e) de Direction peut être amené(e) à exécuter, au besoin, d’autres tâches de même nature.

Qualifications et expérience requises

L’Assistant (e) de Direction doit :

  • Etre titulaire d’un diplôme de BTS d’Etat en Secrétariat de Direction ou d’un diplôme admis en équivalence;
  • Avoir une expérience professionnelle d’un minimum de deux (02) ans, en qualité d’Assistant (e) de Direction, au sein des administrations publique, privée ou ONG, des agences, des projets ou programmes ;
  • Avoir une bonne maîtrise du Management de Secrétariat de Direction;
  • Avoir la maitrise de l’outil informatique, notamment les logiciels courants de bureautique
  • Etre apte et disposé(e) à effectuer des missions régulières sur le terrain;
  • Avoir une expérience dans des projets sur financement de la Banque Mondiale, serait un atout.

Aptitudes

L’Assistant(e) de Direction du projet WACA ResIP doit avoir les principales aptitudes requises pour assurer cette mission :

  • Excellente capacité rédactionnelle en Français ;
  • Très bonne aptitude au travail en équipe;
  • Très bonne capacité de communication et de gestion des relations interpersonnelles ;
  • Très bonne capacité de réponse, de proactivité et de gestion des priorités ;
  • Avoir le sens de l’organisation, être méthodique et ordonnée;
  • Aptitude au travail collaboratif avec de nombreux partenaires ;
  • Intégrité professionnelle;
  • La connaissance de l’anglais serait un atout.

Candidature

Les dossiers de candidature doivent comprendre :

  • Une demande d’emploi adressée au Coordonnateur du Projet WACA;
  • Un Curriculum Vitae ;
  • Des copies des différents diplômes, permis de conduire, certificats ou attestations de travail.

Les dossiers de candidatures doivent être transmis au plus tard le mardi 26 mai 2020 à 12 heures TU, à l’adresse électronique suivante : [email protected]

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