Associé à la logistique

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement de ses partenaires dans le monde entier. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l’UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d’achats et d’infrastructure à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’organisations des Nations Unies. Avec plus de 6 000 employés répartis dans 80 pays, l’UNOPS offre à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, là où ils en ont besoin. En mettant en œuvre environ 1000 projets pour ses partenaires à tout moment, l’UNOPS contribue de manière significative aux résultats sur le terrain, souvent dans les environnements les plus difficiles.

L’objectif du Bureau multi-pays de l’Afrique de l’Ouest (WAMCO) est de fournir un soutien efficace et effectif aux partenaires relevant de sa juridiction, conformément à la stratégie de l’UNOPS. Les opérations du bureau multi-pays sont guidées par la mission de l’UNOPS qui est d’accroître la capacité du système des Nations Unies et de ses partenaires à mettre en œuvre des opérations de consolidation de la paix, d’aide humanitaire et de développement qui comptent pour les personnes dans le besoin.

L’UNOPS met en œuvre plusieurs projets dans divers secteurs afin d’appuyer les gouvernements des pays de l’Afrique de l’Ouest dans la mise en œuvre de programmes ayant un impact positif. L’intervention de UNOPS repose sur 4 axes stratégiques à savoir:

• La passation de marché
• La gestion de projet complexe
• Les infrastructures
• L’assistance technique

Depuis plusieurs années, l’UNOPS appuie le Gouvernement du Sénégal à exécuter ses projets de développement. Cet appui que l’UNOPS apporte au Gouvernement Sénégalais consiste en l’acquisition de divers équipements, notamment des véhicules et des motos.

Responsabilités Fonctionnelles

La présente offre vise à recruter un/une Associé.e à la logistique qui intégrera l’équipe des achats et sera basé à Dakar. L’Associé.e à la logistique aura à travailler dans un premier temps sur trois projets transactionnels mis en œuvre à Dakar pour le compte de partenaires nationaux sénégalais et aura à se déplacer dans divers quartiers à Dakar (le service des mines de Dakar, la Direction du Matériel et du Transit Administratif….etc.).

Résumé des fonctions 

• Gestion des bons de commande et de la documentation
• Coordination avec les ministères et partenaires
• Suivi logistique et transport
• Rapports et gestion des données
• Vérification et remise des équipements
• Mise en œuvre des systèmes de gestion

Tâches diverses

Gestion des bons de commande et de la documentation :

• Collaborer avec l’Unité des Achats pour établir les bons de commande, suivre la documentation d’expédition et les lettres de transport afin de faciliter le processus de dédouanement.
• Préparer, assister à l’élaboration par anticipation de toute la documentation ( attestation d’exonérations des droits et taxes ) et autres nécessaires à la réception des achats internationaux.

Coordination avec les ministères et partenaires :

• Collaborer et accompagner les partenaires par anticipation pour l’obtention des documents d’exonération et/ou autre document nécessaire à la réception des colis.
• Assurer la réception et l’archivage de toutes correspondances entre l’UNOPS , les partenaires et l’administration relative à la réception des biens.

Suivi logistique et transport :

• Conduire et suivre la procédure d’immatriculation des engins ( Véhicules , motos et autres ) avec l’administration selon la catégorie d’immatriculation..
• Faire l’inventaire et l’inspection de tous les biens livrés conformément aux bons de commande
• organiser le transport , la distribution et le stockage des biens depuis l’entrepôt des fournisseurs ou le point d’entrée dans le pays vers les sites des bénéficiaires

Rapports et gestion des données :

• Préparer des rapports logistiques et des correspondances relatifs aux actifs, selon les besoins.
• Maintenir les fichiers Logistique à jour et soumettre des rapports hebdomadaires au Chef de Projet.
• Assister le spécialiste des achats dans la préparation de rapports, tableaux et graphiques logistiques et relatifs aux actifs.

Vérification et remise des équipements :

• Accompagner , assister le partenaire lors de la vérification des biens livrés.
• Compiler les RIRs (Rapports d’Inspection et de Réception) ainsi que tout document nécessaire pour la remise officielle aux Ministères (Handover).

Mise en œuvre des systèmes de gestion :

• Mettre en œuvre et maintenir un système de gestion logistique, de gestion des actifs et de contrôle des stocks conforme à la politique de gestion des actifs de l’UNOPS.
• Appliquer des compétences techniques et des connaissances pour la mise en forme et la présentation des documents, en veillant à un style de présentation approprié et à l’exactitude des informations.

Tâches diverses :

Accomplir d’autres tâches assignées par le superviseur immédiat et/ou le chef d’unité.

Education/Experience/Language requirements

Formation

Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence ou équivalent) en Gestion, en Logistique ou toute autre discipline équivalente avec au moins deux ans d’expérience pertinente est requis ; OU

Un diplôme d’études secondaires (ou équivalent) avec un minimum de six ans d’expérience pertinente est requis

Expérience professionnelle

• Une expérience pertinente dans la logistique, la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou les services de soutien
• Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable
• La maîtrise de l’informatique est requise
• Expérience dans le domaine du dédouanement est un atout

Langue

• La maîtrise de la langue française (parlé, écrit et lu) est requise
• La maîtrise de la langue anglaise (parlé, écrit et lu) est souhaitable