Consultants/Bureaux d’études

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Termes de références

Assistance technique à la CADEV Niger _ bureau diocésain de Maradi pour l’amélioration des politiques, des procédures et des systèmes de gestion administrative et financière.

Contexte

La CADEV Niger est la structure de service social de l’Eglise catholique au Niger et membre du réseau Caritas Internationalis (CI). La CADEV Niger contribue aux efforts de développement humain en améliorant les conditions de vie des plus pauvres et des plus vulnérables.

La Caritas Développement Niger- CADEV Niger est la structure nationale voulue par les Evêques du Niger. Elle constituée de la CADEV diocésaine de Niamey, de la CADEV diocésaine de Maradi et du Secrétariat Exécutif National basé à Niamey.

La CADEV diocésaine de Niamey couvre 3 des 8 régions administratives du Niger : Dosso, Tillabéry et Niamey.

La CADEV diocésaine de Maradi couvre 5 des 8 régions administratives du Niger sur une superficie de 1 135 650 km²: Agadez, Diffa, Maradi, Tahoua et Zinder. Les bureaux de la CADEV diocésaine de Maradi sont basés dans la ville de Maradi, lieu de résidence de son président, Mgr Ambroise OUEDRAOGO, Evêque du Diocèse de Maradi.

Les organes qui dirigent la CADEV Niger sont l’union Evêques du Niger, l’assemblée générale et le Conseil d’administration.

Les textes fondamentaux (Statut et Règlement intérieur), les codes (code de conduite, code de déontologie etc), les politiques (mobilisation des ressources, gestion des plaintes, sauvegarde, etc) et autres actes de la CADEV Niger s’appliquent donc aux trois entités (CADEV diocésaine de Niamey, CADEV diocésaine de Maradi et Secrétariat exécutif national).

La CADEV diocésaine de Maradi aspire à jouer un rôle catalyseur dans le développement du Niger, ainsi qu’à servir de pilier solide au sein de la structure nationale plus large de la CADEV Niger.

Le projet All Right de CRS Niger a pour objectif principal d’accompagner la CADEV Maradi dans l’atteinte de ses objectifs de développement institutionnel et organisationnel spécifiques, pour soutenir cette aspiration à devenir un acteur majeur dans la gestion des projets de développement et des réponses humanitaires dans le diocèse de Maradi. De manière plus spécifique, le projet All Right Funds ambitionne de contribuer à renforcer les capacités de la CADEV Maradi à acquérir directement des fonds de donateurs (KPI2) et réalisera un changement organisationnel mesurable dans les domaines de la diversification des ressources/collecte de fonds, de l’apprentissage organisationnel et des capacités de gestion financière (KP1) afin de rechercher et de maintenir les ressources nécessaires pour accomplir plus pleinement sa mission de servir les plus pauvres au Niger.

La CADEV diocésaine de Maradi ne bénéficie d’aucun autre appui exclusif au renforcement des capacités. Les fonds ALLRight avec un accompagnement cible et intentionnel via l’appui de CRS, est une opportunité unique pour la CADEV Maradi de réaliser les progrès significatifs vers la matérialisation de ces objectifs.

À propos du Projet All Right

CRS Niger et CADEV diocésaine de Maradi ont été sélectionnés pour un projet d’investissement complète pour les Fonds ALLRight.

Le projet ALLRight permettra de relever les défis organisationnels de longue date et de faire évoluer la capacité et l’éligibilité de CADEV diocésaine de Maradi à obtenir et à mettre en œuvre les fonds des donateurs. Ce qui est essentiel pour les objectifs à long terme de l’organisation de se stabiliser et de prospérer.

Trois objectifs stratégiques ont été définis pour ce projet :

  • Les principales politiques et procédures de la CADEV Niger pour les coûts partagés et d’autres aspects fondamentaux de la conformité et de la responsabilité répondent aux exigences des donateurs ;
  • La CADEV Diocésaine de Maradi accède aux ressources accrues et diversifiées ;
  • Le système de gestion financière de la CADEV diocésaine de Maradi répond aux normes du secteur

Dans le cadre des objectifs 1 et 3, la CADEV diocésaine de Maradi recrutera un Le cabinet d’expertise financière pour examiner et réviser la politique actuelle de la CADEV Niger des couts partagés, analyser, identifier, installer et former le personnel sur un nouveau système de gestion financière accompagné par le personnel de CRS tout au long de ce processus.

Objectifs de la consultance 

Objectif principal :

Le consultant, cabinet d’expertise financière est responsable d’évaluer et d’optimiser les systèmes et procédures de gestion financières et administratives de la CADEV Niger en général et de la CADEV Maradi en particulier.

Il devra développer et de proposer tous les processus de changement et ou d’optimisation du système de gestion financière de la CADEV Niger/Maradi y inclus les manuels de procédures, les outils de gestion, les politiques de gestion administratives, financières, ressources humaines, développement et gestion des projets, achat et logistiques etc…).

Le consultant, cabinet d’expertise financière fournira un accompagnement adéquat à l’équipe de gestion de la CADEV Niger/Maradi dans la gestion du processus de changement en collaboration avec l’équipe de projet de CRS Niger.

Objectifs spécifiques

Le cabinet d’expertise financière est principalement chargé(e) de :

Evaluation du Logiciel comptable actuel

Le Consultant, Cabinet d’expertise financière, procèdera à l’évaluation du système comptable en place (TOM2Pro), son fonctionnement et identifiera les limites techniques actuelles.

Sur la base des résultats de l’évaluation, proposera un nouveau Logiciel comptable plus adapté ou un plan d’optimisation du logiciel actuel qui devra permettre de :

  • Produire le plan de comptes détaillé de la comptabilité de la CADEV Niger y inclus les différents démembrements ;
  • Produire le plan de codification analytique et budgétaire,
  • Respecter les principes comptables répondant aux normes internationales ;
  • Respecter les principaux schémas de comptabilisation des opérations ;
  • Produire les modèles de documents de synthèse des opérations tels que les états financiers, les journaux (banque, caisse, engagements, etc.), le grand livre ;
  • Définir un système d’archivage des pièces justificatives et autres documents à produire lors des audits internes et externes ;
  • Créer une interconnexion du système comptable des trois structures opérationnelles de la CADEV Niger.

Révision des manuels de procédures administratives, financières et comptables

Le Consultant, Cabinet d’expertise financière utilisera les statuts et règlements intérieur de la CADEV Niger, les lois et règlements, les arrêtés, décisions et autres textes nationaux règlementant le secteur des ONG au Niger.

Les manuels devront être multi-bailleurs et répondre aux besoins de fiabilité, de traçabilité et de sécurité des partenaires.

Les principaux éléments ci-après devront être pris en compte :

Manuel organisationnel

Cette section comprendra une description de :

  • L’organisation administrative de la CADEV Niger et de chacune de ses démembrements, accompagnée d’un organigramme ;
  • Les rôles et responsabilités des différentes personnes (positions) impliquées dans la gestion administrative, financière et comptable ;
  • Les fiches de poste pour l’ensemble du personnel (positions) administrative et financière.

Procédures administratives

Cette section comprendra une description des :

  • Procédure de gestion des ressources humaines ;
  • Procédure de la gestion du secrétariat ;
  • Procédure de la gestion informatique ;
  • Procédure de gestion des missions (les voyages, l’hébergement, les perdiems) ;
  • Procédures de gestion des immobilisations (codification, inventaire, gestion des équipements, etc.)
  • Procédures de gestion des stocks ;
  • Procédures de gestion des véhicules et du carburant y inclus les règles d’utilisation des véhicules de la CADEV ainsi que des véhicules de location.

Procédures financières

Cette section comprendra une description des :

  • Procédure de gestion de trésorerie ;
  • Procédure de mobilisation des fonds (partenaires, épargne et crédits) ;
  • Procédure de gestion budgétaire (préparation et exécution du budget et rapportage) ;
  • Procédure de passation des marchés, acquisition des biens et services (procédures applicables, les types de commandes, les différentes étapes, etc.) ;
  • Procédure de passation des marchés, acquisition des biens et services pour le cas spécifique des projets d’urgence.

Procédures Comptables

  • La comptabilisation des opérations (revenus et dépenses) ;
  • L’établissement des états financiers ;
  • La justification des comptes devant les auditeurs, les contrôleurs, les inspecteurs et le suivi des opérations financières ;
  • L’ouverture, la gestion et le suivi des comptes bancaires ;
  • La préparation des demandes de fonds et des transactions du projet ;
  • La tenue de la comptabilité matière ;
  • La gestion par la procédure de régie des dépenses urgentes et de faibles montants ;
  • La séparation des taches ;
  • Les systèmes de contrôles et validation internes ;
  • Le schéma et les limites d’approbation internes ;

Outils de gestion

Il s’agira ici de :

  • Proposer des outils/fiches facilitant l’application des procédures et l’exécution des tâches routinières tels que les demandes d’achats et biens et services, les dossiers d’appel d’offres, les contrats types, la préparation du budget, les appels de fonds, les rapports financiers, les ordres de mission, etc. ;
  • Mettre en place des tableaux de bord appropriés pour la gestion.
  • Définition et mise en place d’une politique et d’outils d’allocation des coûts partagés CADEV Niger/ Maradi.
  • Analyser la politique et les procédures actuels de la CADEV Niger/ Maradi, des couts partagés ;
  • Proposer ou amender la méthode de répartition des couts indirects et des couts de fonctionnement sur les projets de la CADEV Niger/Maradi dont les taux déterminés sont vérifiables, dûment justifiés et répondent aux normes de gestion financière généralement acceptées par les bailleurs et autres partenaires ;
  • Mettre en place un outil Systémique pour la mise en application de la nouvelle procédure de répartition des couts indirects et de fonctionnement sur les projets.

Cet outil doit permettre de :

  • Déterminer les couts de fonctionnement à prendre en compte dans les budgets des nouveaux projets en développement ;
  • Faire la répartition des dépenses de fonctionnement sur les projets en cours lors de la comptabilisation des charges ;
  • Extraire les documents de justification des couts chargés/à charger sur les projets pour les besoins des bailleurs et des auditeurs.
  • Proposer ou amender la politique actuelle des coûts partagés de la CADEV Niger/ Maradi pour l’adapter à la nouvelle méthode d’allocation proposée.
  • Former les décideurs de la CADEV Niger/ Maradi (Évêques, membres du CA, Secrétariat Exécutif) sur la nouvelle politique et les procédures d’allocation des charges indirects et couts de fonctionnement ;
  • Former le personnel financier de la CADEV Niger/ Maradi sur la nouvelle méthode, le calcul et la justification des taux.

Renforcement des capacités en gestion administratives et financière du personnel de la CADEV Niger/Maradi.

Le consultant, cabinet d’expertise financière, sur la base des manuels de procédures révisées et validées et du diagnostic réalisé lors de son élaboration, définira et proposera un plan de renforcement de capacités à l’endroit du personnel de la CADEV Niger/Maradi.

Les manuels de procédures ainsi que le plan de renforcement de capacités seront validés par le Secrétariat Exécutif National, le bureau diocésain de Maradi, l’équipe projet de CRS Niger et le conseil d’administration de la CADEV Niger avant leurs exécutions.

Une fois les thématiques de formations approuvées, Le consultant, cabinet d’expertise financière établira les termes de références et concevra chaque module de formation ainsi que le plan de mise en œuvre qui devront être validés par le Secrétariat Exécutif National, le bureau diocésain de Maradi et l’équipe projet de CRS Nigeria avant leurs exécutions.

Principales relations de travail :  Le consultant, cabinet d’expertise financière travaillera sous la supervision du Secrétariat Exécutif National de la CADEV Niger, en collaboration avec les Techniciens de la CADEV Niger/Maradi (RAF, chef comptable, Directeur du bureau diocésain de Maradi) et ceux de CRS Niger (Directeur financier, Chargé des finances du partenariat et la PM ALL Right).

Méthodologie de la mission

Le consultant, Cabinet d’expertise financière sélectionné, produira au démarrage de la mission une note méthodologique détaillée ainsi qu’une feuille de route actualisée qui seront approuvées par le Secrétariat Exécutif National, le bureau diocésain de Maradi et l’équipe projet de CRS Niger.

La mission devra être structurée en quatre principales phases :

  • Phase 1 – Cadrage avec le Secrétariat Exécutif National de la CADEV Niger, le bureau diocésain de Maradi et l’équipe projet de CRS Niger ;
  • Phase 2 – Production et de validation de la note méthodologique de déroulement de la mission ;
  • Phase 3 – Elaboration et de validation des outils et politiques de gestion ainsi que des manuels de procédures administratives, financières et comptables ;
  • Phase 4 – Renforcement des capacités du personnel de la CADEV Niger / Maradi.

Durée de la Consultance :

La durée de la mission sera fonction de la note méthodologique ainsi que du plan de mise en œuvre qui seront proposés par le consultant/Cabinet d’expertise financière retenu et validés par le Secrétariat Exécutif National, le bureau diocésain de Maradi et l’équipe projet de CRS Niger.

Les différentes étapes ci-dessous devront être considérées ;

  • Séance de cadrage entre l’équipe projet et le consultant,
  • Révision et validation de la note méthodologique
  • Diagnostique, évaluation et élaboration/ révision des outils, politiques et manuels de procédures ;
  • Atelier de validation de la révision des outils, politiques et manuels de procédures ;
  • Finalisation des outils, politiques et manuels de procédures ;
  • Ateliers de formations/renforcements des capacités du personnel de la CADEV Niger/ Maradi ;
  • Rapportage

Livrables de la mission :

  • La note méthodologique et le plan de mise en œuvre de la mission ;
  • Mise en place au sein de la CADEV Niger/ Maradi d’un logiciel comptable performant et répondant aux normes et exigences des bailleurs de fonds ;
  • Une politique de répartition des couts sur les projets de la CADEV Niger dont la méthode de calcul des taux est bien claire et les taux déterminés sont vérifiables, dûment justifiés et répondent aux normes de gestion financière ;
  • Un rapport d’évaluation du système financier de la CADEV diocésaine de Maradi décrivant clairement les propositions d’amélioration du système, les outils à mettre ainsi que le plan et les modules de formation du personnel financier et des décideurs de la CADEV Niger ;
  • Les politiques et procédures révisées intégrant tous les changements proposés.

Responsabilités de CADEV Niger / Maradi

  • Mettre à la disposition du Consultant, Cabinet d’expertise financière sélectionné les moyens financiers nécessaires à l’exécution du service comme convenu dans le contrat de prestation ;
  • Déployer les personnes appropriées pour soutenir le cabinet dans l’évaluation du système financier.
  • Responsabilités du Cabinet d’expertise financière
  • Mener la consultation sur la base des termes de référence (contexte, objectifs et livrables ci-dessus) et de l’offre technique validée par les deux parties ;
  • Respecter l’agenda de la consultation validé par la CADEV Niger/ Maradi et CRS Niger ;

Profil du Cabinet d’expertise financière

Le consultant peut être une personne physique (Expert-Comptable agréé, Expert dans la gestion Administrative et Financière des ONG) ou morale (Cabinet d’expertise comptable, Cabinet spécialisé dans l’accompagnement et le renforcement des capacités des ONG).

L’équipe devra comporter obligatoirement les compétences suivantes ;

  • Le Chef de mission doit être un Expert-Comptable ou un Comptable agréé (joindre la copie du diplôme avec au moins 10 années d’expériences professionnelles en matière de conduite de mission d’élaboration de manuels de procédures administratives, financières et comptables (joindre au moins 3 attestations de bonne fin d’exécution de missions similaires) ;
  • L’équipe de mission devra compter un Expert éminent spécialiste de la gestion administrative et financière des ONG avec un très grande expérience des principaux bailleurs de fonds (Joindre copie CV et attestations de services).

Envoi des dossiers

Les offres sont attendues au plus tard le 15 février 2023.

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