Chargé(e) des Contrats et des Achats

Site GIZ

La GIZ recrute un Chargé(e) des Contrats et des Achats – Bureau régional de la GIZ Sénégal.

Domaine d’activité 

« Dans le monde entier, nous œuvrons à façonner un avenir décent ». Telle est la vision de la GIZ qui exprime clairement ses objectifs dans le monde entier. En tant qu’entreprise fédérale, la GIZ est présente dans 120 pays dans le monde entier et a son siège à Bonn et Eschborn. Elle soutient le gouvernement allemand dans la réalisation de ses objectifs de coopération internationale pour le développement.
Le Bureau régional de la GIZ à Dakar couvre sur le plan stratégique et administratif les projets et programmes mis en œuvre par la GIZ dans deux (2) pays : le Sénégal et la Gambie. Ainsi le Bureau régional a plusieurs fonctions : gestion stratégique de la collaboration avec les pays partenaires, gestion du portefeuille, communication et relations publiques, gestion des ressources humaines, gestion des finances et de la comptabilité, gestion logistique achats et contrats ainsi que la gestion IT.
La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recherche un(e) Chargé(e) des Contrats et Achats selon les descriptions de poste ci-jointe.

Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable de :

  • La gestion complète de l’ensemble des contrats locaux conclus et les acquisitions de biens et matériels par le Bureau de la GIZ à Dakar, conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
    l’efficacité de la coordination avec les collègues des services administratifs et commerciaux au Sénégal, de la sous-région et du siège
  • La prise en charge transparente des procédures d’achat, de consultation et d’appels d’offres, conformément aux normes de la GIZ et à la législation en vigueur au Sénégal et dans l’espace UEMOA ;
  • Procéder au besoin à des études de marché selon les catégories d’achats ou les domaines d’expertise requis.

Attributions

Contrats

  • Vérifier la qualité, la pertinence et la conformité des demandes d’établissement de contrat
  • Procéder au monitoring des demandes de contrats des projets par la tenue régulière de la « To do -liste-Contrats »
  • Faire un contrôle de qualité des TdR
  • Élaborer les contrats et les enregistrer dans COSOFT
  • Gérer l’archivage des dossiers des contrats dans les dossiers-papier ainsi que électroniquement sur le serveur du Bureau GIZ et dans DMS, conformément au plan d’archivage de la GIZ.
  • Tenir à jour la base de données / formulaires des contrats sur le serveur Suivre le déroulement des contrats et avertir à temps tous les intervenants des retards ou irrégularités constatés
  • Organiser et coordonner les appels d’offre restreints et/ou publics
  • Assister au dépouillement et à l’évaluation des offres ; faire l’évaluation administrative et financière des offres
  • Vérifier et contrôler la conformité des factures et décomptes des contrats Faire le suivi des factures et décomptes et diligenter leur transmission au Service comptabilité pour vérification
  • Mettre à jour périodiquement la grille d’honoraires (sur la base des sondages et études sur place et dans la sous-région)
  • Assurer un appui- conseils aux collègues, partenaires, bénéficiaires et clients internes et externes

Achats

  • Organiser les achats de matériels et équipements pour le Bureau Régional ainsi que pour les projets et programmes de la GIZ au Sénégal, conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
  • Donner l’information rapide aux projets et programmes concernant l’état d’avancement des différents achats/dossiers, en particulier en cas de retards ;
  • Assurer le suivi des commandes locales passées et la bonne arrivée de matériel et biens à la personne qui a commandé ;
  • Assurer le suivi et la réception des commandes passées au niveau du Siège en Allemagne ;
  • Prête assistance à l’efficacité de la coordination avec les collègues des services administratifs et les acheteurs du Siège ;
  • Appui-conseil aux projets et programmes en matière d’achat ;
  • Enregistrement des achats dans le logiciel de passation de marché « PROSOFT » Assurer le suivi et la transmission des factures des fournisseurs au Service comptabilité du Bureau Régional de la GIZ ;
  • Assurer la transmission des dossiers d’importation au Service logistique pour les besoins de formalités douanières

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

Maîtrise ou Master en gestion des entreprises/ économie/ commerce/gestion/passation de marchés publics

  • Licence en sciences de gestion des entreprises options commerce /diplôme de fin d’études en, brevet professionnel d’études commerciales reconnu.

Expérience professionnelle

  • Au moins 3 ans d’expérience professionnelle avérée à un poste commercial similaire Expérience avérée d’au moins 3 ans dans une Organisation Internationale
  • Autres connaissances/compétences/aptitude
  • Excellente connaissance des procédures sénégalaises et de l’UMEOA de passation, d’exécution et de règlement des marchés publics.
  • Connaissance des marchés de génie civile
  • Connaissance des marchés de PPP
  • Connaissance des contrats de financements et subventions
    avec des bénéficiaires locaux
  • Solides connaissances techniques et parfaite maîtrise des procédures de passation de marché.
  • Aptitude ouverte et proactive de communication, approche participative et transparente, et capacités aiguës de conseil et de diplomatie.
    Intégrité et valeurs éthiques irréprochables.
  • Méticuleux, rigoureux et sens de l’organisation
  • Très bonne capacité d’analyse et de synthèse
  • Capacité de travailler sous tresse
  • Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (téléphone, courrier électronique, Internet);
  • Très bonne maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook), Cosoft et Prosoft.
  • Très bonne connaissance de la langue française (parler/lire/écrire) ; connaissances en allemand et anglais souhaitées
  • Possibilité d’acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées pourraient être choisies en concertation avec la Direction.

Dossier de candidatures

Date limite des dépôts de candidature :

Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard 20.09.2021 à :recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Recrutement BUREAU REGIONAL CHARGE DES CONTRATS ET DES ACHATS » .
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure.

Date limite : 20 Septembre 2021.

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