Consultant Archiviste documentaliste

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Le PNUD recrute un Consultant Archiviste documentaliste.

Recrutement d’un Consultant National Archiviste-Documentaliste pour la numérisation et l’archivage électronique des Accords et Conventions signés et ratifiés par le Sénégal.

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD), en collaboration avec l’Union Africaine (UA), a créé un projet dénommé « Accélérer la ratification et la domestication des traités de l’Union Africaine (UA) », dont l’objectif premier est de répondre aux défis liés à la ratification et à la domestication de six (6) traités de l’UA touchant les droits de l’homme, la gouvernance et la lutte contre la corruption.

Depuis plusieurs décennies le ministère des Affaires Etrangères et des Sénégalais de l’Extérieur (MAESE), à travers la Direction des Affaires Juridiques et Consulaires (DAJC) reçoit et archive les Accords et Conventions signés par les plus Hautes Autorités du Sénégal. Face à un accroissement constant, la DAJC a souhaité renforcer ses moyens afin de mieux collecter, classer et conserver les archives diplomatiques.

En appui à la DAJC, le PNUD souhaite procéder au recrutement d’un consultant national archiviste – documentaliste en charge de la numérisation et de l’archivage des Accords et Conventions en lien avec les traités de l’Union Africaine, signés et ratifiés par le Sénégal afin de répondre rapidement et efficacement à la demande pour la consultation de ces derniers.

Ainsi, la mise en place de cette plateforme d’archivage numérique performante présente un enjeu important pour l’accélération du processus de traitement des dossiers pour les Accords et Conventions bilatéraux, multilatéraux non encore ratifiés par le pays.

Tâches et Responsabilités

Objectifs, missions et résultats attendus

Objectif général

L’objectif général de cette consultation est d’accompagner le MAESE pour la numérisation des archives diplomatiques en lien avec les traités de l’Union Africaine.

Objectifs spécifiques

Plus précisément, la mission d’expertise aura pour objectif d’appuyer la Cellule Informatique de la DAJC pour la collecte, la numérisation et l’archivage des Accords et Conventions bilatéraux, multilatéraux, les Protocoles d’Accords et communiqués ainsi que les accords de sièges, en lien avec les traités de l’Union Africaine, afin de permettre aux acteurs autorisés de rechercher suivant divers critères des fiches synoptiques enregistrées en base de données. Ces fiches contiennent un lien qui renvoie vers la copie du document s’il est disponible et numérisé.

Ce module de recherche, ouvert à tous les acteurs autorisés, constitue la principale interface de la plateforme. Le module de gestion permet d’enregistrer, de modifier et de supprimer des accords sur la plateforme. Cette gestion est faite à travers le module d’administration accessible uniquement aux agents de la division Conventions et Accords Internationaux (CAI) ainsi que la division Archives diplomatiques.

Mission du consultant

Le consultant national aura pour missions de :

  • Procéder à un inventaire quantitatif et qualitatif des Conventions et Accords, en lien avec les traités de l’Union Africaine, que le Ministère des Affaires étrangères a en sa possession.
  • Procéder au classement et l’archivage physique des Conventions et Accords, en lien avec les traités de l’Union Africaine, sur la base de la documentation existante.
  • Proposer un plan de nommage des archives.
  • Procéder à la numérisation de la documentation archivée, en lien avec les traités de l’Union Africaine.
  • Mettre en place un système d’archivage électronique (moteur de recherche, mise en place d’une base de données, plan de classement, entre autres) .
  • Procéder au classement électronique de la documentation numérisée.
  • Proposer une structure hiérarchique de conservation de l’information permettant une recherche rapide au moyen de métadonnées (Nom des documents, propriétés (catégories, titre, pays signataires, date de signature, lieu de signature, mot clé)).
  • Former le personnel de la Cellule Informatique au sein de la DAJC sur le suivi et la mise à jour du système d’archivage électronique.
  • Procéder à l’archivage électronique des Accords et Conventions, communiqués et accords de siège, en lien avec les traités de l’Union Africaine, sur le serveur de la DAJC.
  • Former le personnel de la Cellule Informatique au sein de la DAJC sur les techniques d’archivage.
  • Rédiger et présenter un rapport final sur la mise en place, le suivi et la mise à jour du système d’archivage électronique, dans lequel seront également intégrés les activités de renforcement de capacités mises en œuvre dans le cadre de la consultance.

Résultats attendus

Les principaux résultats attendus de la mission sont :

  • Un plan de classement des archives pour les Accords et Conventions est élaboré et adopté.
  • Un système de gestion électronique des archives (E-­ archivage) est conçu, mis en place et opérationnel.
  • L’accès aux informations est rapide et se fait par des mots clés.
  • Les Accords et Conventions sont numérisés et archivés.
  • Le personnel de la Cellule Informatique au sein de la DAJC a acquis des connaissances nécessaires pour assurer le suivi et la mise à jour du système d’archivage électronique.
  • Le personnel de la Cellule Informatique au sein de la DAJC est formé sur les techniques d’archivage.
  • Un rapport sur la mise en place, le suivi et la mise à jour du système d’archivage électronique est produit et présenté.

Livrables / jalons de paiement

Livrables

Tout le long de la mission, le consultant devra remettre au PNUD et au MAESE en versions numérique et papier des livrables. Ces livrables, qui seront soumis à la validation de ces deux entités, comprennent :

Livrables / contenu / jalons de paiements / duree de realisation / revue et approbations requises

  • Note méthodologique et de cadrage de la mission avec un chronogramme détaillé / Note méthodologique et de cadrage Chronogramme détaillé / 20% / 5 jours / PNUD MAESE
  • Mise en place du système d’archivage électronique des Accords et Conventions signés et ratifiés par le Sénégal / Inventaire de la documentation Classement et archivage physique Numérisation de la documentation archivée Classement et archivage électronique / 50% / 35 jours / PNUD MAESE
  • Rapport final sur la mise en place du système d’archivage électronique / Rédiger et présenter un rapport final sur la mise en place, le suivi et la mise à jour du système d’archivage électronique / 30% / 10 jours / PNUD MAESE

Compétences

  • Innovation : capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles et un adepte des concepts complexes et défie délibérément les conventions
  • Gestion des personnes : capacité à améliorer les performances et la satisfaction et à modéliser la pensée et l’action indépendantes
  • Communication : capacité à écouter, adapter, persuader et transformer. Synthétise les informations pour communiquer une analyse indépendante
  • Livraison : capacité à faire avancer les choses tout en faisant preuve d’un bon jugement ; savoir répondre aux objectifs et aux critères de qualité pour la livraison de produits ou de services

Education

Diplôme universitaire de documentaliste/ archiviste ( Master) ou équivalent.

Expérience professionnelle

  • Au moins cinq (5) années d’expérience dans la maitrise de l’outil informatique et la gestion de base de données et ou des logiciels de gestion des archives en particulier.
  • Au moins cinq (5) années d’expérience dans la formation et le renforcement des capacités en matière d’archivage.
  • Maîtrise des logiciels archivistiques ainsi que l’archivage numérique.
  • Connaissance de l’E-documentation.
  • Maîtrise des principes de la description archivistique, des normes en vigueur et des vocabulaires normalisés.
  • Compétences avérées en matière de traitement numérique et physique des archives.
  • Expérience avérée dans la rédaction de rapports.
  • Connaissance des thématiques en lien avec les droits de l’homme, la gouvernance et la lutte contre la corruption.
  • Avoir travaillé avec le Système des Nations Unies, et particulièrement le PNUD est un plus.

Langues

Critère d’évaluation

  • L’évaluation des offres se déroulera en deux temps. L’évaluation de la proposition technique puis l’appréciation de la proposition financière.
  • La proposition technique

Elle sera évaluée selon les critères ci-dessous conformément aux termes de référence.

Education

Le consultant devra justifier des compétences et qualifications suivantes :

Niveau universitaire en documentaliste/ archiviste ou équivalent BAC + 5 (10 points) ;

Expérience :

  • Expérience professionnelle de 5 ans, au moins, dans la maîtrise de l’outil informatique et la gestion de base de données et ou des logiciels de gestion des archives en particulier (20 points) ;
  • Expérience, d’au moins 5 ans en conduite de formation et/ou de renforcement des capacités en matière d’archivage (20 points) ;
  • Une bonne maîtrise des logiciels d’archivage numérique et des logiciels de traitement de texte, tableur et présentation (20 points) ;
  • Connaissance de l’E-documentation puis le traitement numérique et physique des archives (10 points) ;
  • Expérience avérée dans la rédaction de rapports (10 points) ;
  • Connaissance des thématiques en lien avec les droits de l’homme, la gouvernance et la lutte contre la corruption (10 points).

Langues requises

Une excellente maîtrise de la langue française exigée et anglaise vivement souhaitée.

Dossier de soumission

Présentation de l’offre

Les documents suivants sont requis :

  • CV ou P11, indiquant toutes les expériences passées pour des projets similaires ainsi que les données de contact et 3 références professionnelles ;
  • Une proposition technique et une proposition financière qui indique le coût total de la mission comprenant tous les frais y associés.

Recrutement du consultant

Les dossiers de soumission comprennent une proposition technique et une proposition financière.

Les offres sont à faire parvenir SOUS PLI FERME, avec deux enveloppes séparées respectivement pour l’offre technique et pour l’offre financière.

Dans sa proposition technique, le consultant proposera la méthodologie qu’il estime la mieux appropriée à la conception et à l’atteinte des résultats. Toutefois, la démarche de réalisation de la mission sera précisée en mentionnant :

  • Les phases de réalisation des travaux ;
  • Les modalités de mise en œuvre de la méthodologie proposée ;
  • Le chronogramme détaillé des travaux.

L’offre financière faisant apparaître un budget de la mission formulé de façon à assurer une certaine adéquation avec les activités prévues.

La proposition financière, formulée selon le barème du PNUD, établie en hors Taxes (HT) et qui comprendra toutes les dépenses afférentes à la réalisation de la mission lesquelles couvriront les honoraires du consultant ainsi que ses dépenses de fonctionnement (frais d’impression, secrétariat, déplacements divers permettant la collecte d’information et de données, etc.). Ces dépenses de fonctionnement seront prises en charge par le PNUD.

Si toutefois, le consultant est appelé à effectuer des missions de terrain, le PNUD, après validation de l’opportunité des missions, supportera ses déplacements en lui octroyant des Daily Subsistance Allowance (DSA) et assurera la prise en charge du transport.

Le dossier de candidature sera contenu dans une enveloppe unique grand format avec la mention « soumission pour le recrutement d’un consultant national archiviste – documentaliste pour la numérisation et l’archivage des Accords et Conventions signés et ratifiés par le Sénégal » comportant l’offre financière.

Par ailleurs, tous les ateliers organisés dans le cadre de cette mission de consultance seront animés par le consultant et financés par le PNUD.

Il convient de noter également que, pour la réalisation de la mission, le consultant sera amené à travailler depuis son domicile « Home office » et effectuera de nombreux déplacements au MAESE, tout en respectant les normes sanitaires en vigueur.

NB : Pour chaque proposition (technique et financière), le candidat est invité à déposer trois documents (un original et deux copies).

Les dossiers de soumission comprennent un curriculum vitae (CV) détaillé, , une offre technique et une offre financière.

Seules les candidatures ayant obtenu une note technique au moins égale à 70 points sur le total des 100 points seront retenus pour une analyse financière. La méthode d’évaluation qui sera utilisée est celle du meilleur rapport qualité/prix (score combiné)
Les offres seront évaluées selon une méthode qui associe plusieurs évaluations – la formation et l’expérience dans des fonctions similaires compteront pour 70 pour cent et le tarif proposé comptera pour 30 pour cent de l’évaluation totale.

Le consultant sera rémunéré sur la base de la proposition finale acceptée et des règles et règlements des Nations Unies. Les paiements seront effectués après achèvement et / ou soumission satisfaisante des résultats attendus.
Les candidats sont invités à postuler en ligne à l’adresse suivante : http://jobs.undp.org, au plus tard le 18 Juin 2021.

NB : Le système ne permettant pas de joindre plusieurs fichiers à la fois, l’offre technique et l’offre financière devront être envoyées à l’adresse suivante: senegal.procurement@undp.org

Date de démarrage :28-Jun-2021

Date limite: 18-Jun-21 .

Pour postuler à ce poste veuillez visiter jobs.undp.org.

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