Fonctionnaire National Chargé des Finances et Administration

UPAM 5

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Le PNUD recrute un Fonctionnaire National Chargé des Finances et Administration.

Contexte

Le Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest du Haut-Commissariat des Nations Unies aux droits de l’homme (HCDH/BRAO) est la principale institution des Nations Unies en charge de la protection et la promotion des droits de l’homme en Afrique de l’Ouest. Opérationnel depuis septembre 2008, le Bureau est basé à Dakar, au Sénégal. Le siège du HCDH se trouve à Genève en Suisse. Il fait partie du Secrétariat des Nations Unies.

La mission du HCDH est d’œuvrer à la protection de tous les droits de l’homme pour toutes les personnes ; de contribuer à donner aux personnes la possibilité d’exercer leurs droits ; et d’aider les personnes chargées de faire respecter ces droits à veiller à leur application.

Depuis des décennies la communauté internationale reconnait la promotion et la protection des droits des enfants comme une priorité fondamentale dans tous les domaines. Cette thématique est marquée par des étapes importantes et sanctionnée par des progrès significatifs au niveau des accords internationaux, régionaux et continentaux. En particulier, il s’agit de conventions, protocoles et traités dont les principes reconnaissent aux enfants des droits civils, culturels, sociaux, économiques et politiques.

A cet égard, le HCDH/BRAO a inscrit dans ses priorités la promotion et la protection des droits de l’enfant, ainsi , le bureau appuie les Etats à une meilleure prise en compte des droits de l’enfant à travers un Projet d’Appui à la Protection des Enfants Victimes de la Violation de leurs droits, « PAPEV Ce projet vise à renforcer des capacités des Etats de l’Afrique de l’Ouest pour développer une réponse basée sur les droits de l’Homme afin de lutter efficacement contre les violences, l’exploitation et les abus à l’égard des enfants.

Pour la mise en œuvre de ce projet, le bureau régional du HCDH recrute un Fonctionnaire National (e) Chargé (e) des Finances et administration.

Vos taches et responsabilités au PNUD

Sous la supervision du Coordinateur de Projet et du Représentant Régional, le titulaire aura à :

  • Coordonner et faire le suivi de la gestion comptable du projet, faire les analyses, veiller au contrôle budgétaire et à l’application des procédures et normes administratives et financières du PNUD /HCDH et assister à l’utilisation adéquate et efficiente des ressources et des moyens mis à la disposition;
  • Effectuer et faire le suivi des tâches administratives relatives à la mise en œuvre du projet .

Plus spécifiquement le/la Chargé (e) des Finances et administration devra :

  • Organiser et faire un suivi systématique les budgets de six pays couverts par le projet et fournir des rapports d’avancement, ainsi que des informations substantielles et/ou ad hoc, à travers un tableau de suivi de la réalisation du projet dans les six pays couverts ;
  • Préparer la revue budgétaire et vérifier la conformité des enregistrements des revues passées;
  • Préparer divers rapports financiers des activités et des dépenses ;
  • Développer des systèmes de contrôle interne des dépenses.

Le(la) Chargée des Finances et administration devra :

  • S’assurer que les pièces comptables sont vérifiées de façon contradictoire et sont complètes ;
  • Contrôler et veiller à l’existence et à la conformité des pièces justificatives relatives aux opérations financières effectuées sur le compte du projet pendant l’année ;
  • S’assurer que chaque Voucher soit accompagné des pièces justificatives correspondantes;
  • Conseiller sur la préparation des documents nécessaires pour les décaissements suivant les règles et règlementation du PNUD et du HCDH ;
  • Suivre la régularité des paiements effectués par le Projet au profit des tiers ;
  • Prépare la clôture annuelle des comptes de projet conformément à IPSAS et aux instructions reçues du siège et aux délais des bureaux PNUD;
  • Vérifier la disponibilité des fonds pour le plan de travail annuel du projet et lancer le processus d’approbation nécessaire;
  • Suivre l’exécution du budget et déterminer / recommander la réaffectation des fonds quand et où cela est nécessaire;
  • S’assurer que les transactions sont correctement enregistrées et validées dans les systèmes;
  • Investiguer sur les erreurs d’imputation et prendre des mesures comptables correctives ;
  • Préparer des rapports narratifs et financiers des Projets;
  • Veiller à ce que tout déboursement de fonds se fasse à temps, dans le respect des procédures, du calendrier budgétaire et de décaissement ;
  • Préparer des réponses aux questions posées par le Siège, le bailleur et parties prenantes sur les aspects financiers relatifs aux Projets;
  • Fournir des rapports internes d’avancement pour les Projets et pour les bailleurs de fonds, ainsi que des informations substantielles et/ou ad hoc, dans le domaine spécifique de sa compétence;
  • Assurer des contrôles de la transparence et de la justification des dépenses effectuées sur les six pays couverts par le projet conformément aux résultats attendus inscrits dans le document de projet et dans les tableaux de suivi des recommandations des audits;
  • Le contrôle périodique sur les inventaires physiques des actifs immobilisés du projet ;
  • Contribuer au développement et au partage des connaissances au sein de l’équipe du Projet sur les six pays;
  • Assurer la liaison, contrôler et suivre les services d’appui du PNUD et d’autres départements concernés en ce qui concerne les aspects administratifs et financiers du projet et rédiger la correspondance appropriée pour assurer la bonne exécution des demandes du projet. Aider à la coordination globale des questions financières et administratives et gérer le flux d’informations;
  • Organisation des réunions, séminaires, programmes de renforcement des capacités, missions de suivi et préparation de contributions avec estimation budgétaire et rapports financiers;
  • Coordonner les voyages au niveau local et à l’international du personnel et des partenaires;
  • Tenir des registres précis de la situation financière des recrutements et des paiements ainsi que maintenir des fichiers et des dossiers systématiques du projet;
  • Mettre à jour le calendrier des activités et assurer la mise à jour régulière du dossier d’intervention de l’équipe projet (missions sur le terrain, etc.);
  • Participation à l’organisation et au suivi de la collecte d’informations nécessaires aux évaluations annuelles de performance du projet;
  • Exécuter, à la demande du Coordonnateur de projet / Représentant régional, toute autre tâche entrant dans le cadre de ses attributions.

Compétences

Compétences Fondamentales :

  • Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
  • Témoigne de l’engagement quant à la mission du HCDH, à sa vision et à ses valeurs;
  • Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel ;
  • Traiter toute personne de manière juste sans favoritisme.

Compétences organisationnelles :

  • Aptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de pro activité ;
  • Bonne connaissance des règles et règlements administratifs et financières du PNUD et du HCDH;
  • Aptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliqués ;
  • Ouverture d’esprit et volonté de faire preuve d’adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collègues ;
  • Partager la connaissance et l’expérience et contribuer aux domaines de pratiques du PNUD/ du HCDH et activement travailler vers un apprentissage et un développement personnel continu ;
  • Etre en mesure de travailler sous pression ; et montrer la volonté de continuer à apprendre ;
  • Capacité à planifier et à organiser les tâches tant pour soi-même que pour son Unité ;

Compétences fonctionnelles :

  • Maîtrise de la gestion des projets/programmes;
  • Excellente connaissance de la gestion du budget du projet en formulant le budget, en contrôlant les allocations, en surveillant les dépenses et en préparant les révisions;
  • Bonne connaissance du suivi de l’exécution du budget et déterminer la réaffectation des fonds, vérifier la disponibilité des fonds pour les activités du projet et recommander des changements dans la ligne budgétaire;
  • Bonne connaissance de la préparation du plan financier et des rapports financiers du projet à des fins de suivi et d’évaluation ainsi qu’une excellente connaissance de la préparation des rapports d’utilisation des fonds des donateurs;
  • Expérience de l’analyse du solde et des dépenses et de la rectification des erreurs lorsqu’elles sont observées pour assurer la conformité aux réglementations, règles, politiques et procédures;
  • Expérience du suivi des dépenses du projet conformément au budget et au plan de travail approuvés;
  • Expérience dans l’analyse des besoins en services administratifs ; examiner les procédures administratives et s’assurer qu’elles soient appliquées, que les contrôles et suivis sont assurés;
  • Bonne connaissance du suivi de la mise en œuvre du plan de travail.

Gestion et Leadership :

  • Se concentrer sur l’impact et le résultat pour le client et réagir positivement aux feedbacks critiques ;
  • Encourager la prise de risque dans la recherche de la créativité et de l’innovation ;
  • Diriger efficacement des équipes et démontrer des compétences dans la résolution de conflits ;
  • Avoir une approche positive et constructive du travail.

Aptitude technologique :

  • Excellente maitrise de l’outil informatique et de ses applications ;
  • Bonne maîtrise des systèmes UMOJA et IPSAS est un atout majeur.

Qualifications et expérience

Education :

  • Bachelor degree (Licence) avec 2 ans d’expérience en gestion administrative, en finances, comptable, ou dans des domaines connexes
  • Education secondaire (Baccalauréat) plus 8 ans d’expérience en gestion administrative, financière, des achats ou dans des domaines connexes;
  • Formation en UMOJA
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique (MS-Office : Windows, Word, Excel, Power Point.).

Expérience :

  • Au moins 2 ans d’expérience appropriée dans la gestion financière, la budgétisation, l’établissement de rapports et la gestion administrative de projets financés par des bailleurs en Afrique de l’Ouest et / ou à l’appui de projets / programmes similaires des Nations Unies couvrant de nombreux pays;
  • Une expérience de travail avec des projets financés par des bailleurs est hautement souhaitable;
  • Une expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), une parfaite connaissance de UMOJA et IPSAS et une maîtrise des procédures du Système des Nations Unies en matière de gestion, finances et Administration sont hautement souhaitables;
  • Expérience de travail au sein du Système des Nations Unies ou HCDH considérée comme un atout.

Langues :

  • Maitrise de l’anglais et du français.

Date limite : 20 Mai 2020.

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