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Assistant Administratif et Ressources Humaines

Site Secours Islamique France (SIF)

Le Secours Islamique France recrute un Assistant Administratif et Ressources Humaines.

  • Date de prise de service : le Lundi 23 septembre 2019
  • Lieu d’affectation : Le poste est basé à Dakar mais demande des déplacements fréquents en banlieue de Dakar et au niveau des autres bases du Sénégal
  • Nature du contrat : Contrat à durée déterminer (CDD)

A propos du Secours Islamique France (SIF)

Le SIF est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale basée en France. Fondée en 1991, le SIF est une association (loi 1901) apolitique à but non lucratif ayant pour objectif de secourir, apporter de l’aide et protéger les victimes de catastrophes naturelles, de conflits armés ou de crises économiques.
Le SIF intervient dans plus de 15 pays à travers le monde pour y déployer des programmes d’urgence, de post-urgence et de développement. Le SIF apporte son aide depuis plus de 25 ans dans le respect des diversités culturelles, sans aucune distinction d’origine, de religion ou de genre.
Créée en 2008, la Mission Sénégal a acquis une connaissance approfondie du contexte local et de la compréhension des besoins locaux.

Vos missions au SIF

Apporter un support à l’ADMIN FIN/RH Officer dans la gestion de tous les aspects RH et administratifs de la mission. Assurer le secrétariat de la Mission.

Tâches principales de la fonction

A. Responsabilités/Missions :

1. Gestion administrative

  • Assurer les mises à jour quotidiennes des BDD liées aux RH (CDD et travailleurs occasionnels), aux fournisseurs, et aux partenaires
  • Assurer mensuellement le suivi des contrats mobiliers et immobiliers et des échéances et anticiper les contrats à renouveler en respectant le délai de préavis.
  • Rédiger les modèles des contrats de travail (CDD, prestataires, occasionnels) et avenants suivant le format SIF
  • Assurer le suivi des contrats staff national (dépôt et enregistrement Inspection du travail, IPRES, CSS)
  • Assurer le lien entre la mission et les institutions sociales (Inspection du travail, IPRES et CSS) et fiscales (Impôts et domaine)
  • Établir le SITREP RH tous les mois.
  • Assurer le lien et le reporting avec l’Assurance maladie de la mission (intégration, sortie de personnel, ayants droit).
  • Assurer le suivi des absences de l’ensemble du staff de la mission (congé, maladie, événements familiaux, mission,…)
  • Rendre compte des informations RH recueillies auprès des institutions représentatives.

2. Gestion de la paie

  • Assurer, mensuellement la mise à jour de la base de données des salaires
  • Établir les fiches de paie de tout le staff de la mission (Dakar, Kaffrine et Koumpentoum)
  • Établir les fiches d’acompte sur salaire et en assurer le reporting
  • Assurer le suivi de paiement mensuel des charges sociales et des impôts sur salaire (récupération des bordereaux, paiements, reçus de paiement)
  • Établir des documents relatifs au paiement des charges sociales, impôt, IPRES, CSS du staff national
  • Garantir le suivi régulier et réaliser les déclarations annuelles des charges salariales auprès des institutions

3. Recrutement

  • Participer aux différentes phases : diffusion d’offres, réception et tri de candidatures, contacts téléphoniques avec les candidats, organisation et surveillance de tests
  • Accueillir et intégrer les nouveaux embauchés (présenter la structure, faire signer les documents contractuels informer des procédures internes)
  • Réceptionner et classer l’ensemble des pièces constituant le dossier du personnel, en garantir le bon archivage
  • Réaliser les demandes d’intégrations du personnel et ayants droit à l’Assurance santé (ASCOMA)

4. Secrétariat

  • Assurer les impressions, les copies, scans des courriers et des documents administratifs et RH de la mission
  • Assurer l’archivage de tous les documents administratifs de la mission (contrats, conventions de partenariat, courriers, dossiers du personnel, et autres …).
  • Préparer les Ordres de Missions lors des déplacements des personnels
  • Gérer la diffusion des notes de services et notes d’informations auprès des concernées, en assurer le classement
  • Assurer le suivi des ayants droits pour l’assurance maladie
  • Rédiger les notes de service, ainsi que différentes sortes de courriers.

Profil de l’Assistant Administratif et Ressources Humaines

Formation

Langue :

  • wolof : parlé
  • français : lu, parlé, écrit indispensable
  • Connaissance de l’anglais ou d’autres langues est un plus

Informatique :

  • Connaissance et pratique du Pack OFFICE exigée

Savoir-faire

  • Expérience professionnelle minimum de 2 ans en ressources humaines ou en administration
  • Très bonne connaissance de la gestion de la paie (éléments de paies, modalités, contributions sociales et fiscales)
  • Connaissance des processus de recrutement
  • Bonnes connaissances des Bases de Données Excel
  • Connaissance de la gestion administrative et du secrétariat.
  • Expérience antérieure en ONG est un plus ;

Savoir-être

  • Avoir le sens de l’organisation et des priorités
  • Fiabilité, rigueur, anticipation
  • Avoir un bon niveau d’expression écrite et orale
  • Avoir un très bon relationnel et un esprit d’équipe
  • Savoir faire preuve de grande discrétion et de confidentialité
  • Bonne capacité d’adaptation
  • Dynamisme, réactivité

Candidatures :

Cette offre correspond à votre profil, vous souhaitez postuler ?
Veuillez envoyer votre CV + lettre de motivation + diplômes + contact de deux référents par mail conjointement aux deux adresses suivantes : officer.admin.sn@secours-islamique.org

Date limite de dépôt des candidatures : le Mardi 17 septembre 2019 à 16h00

Date de prise de service : le Lundi 23 septembre 2019
Aucune candidature ne répondant aux critères de sélection énumérés ne sera étudiée.

Seuls les candidats retenus seront contactés.

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