Assistant Administratif

UPAM 5

Site COOPI

L’ONG COOPI recrute un Assistant Administratif basé/e à Dakar pour sa Coordination Régionale Afrique Ouest

Description du poste

Sous la responsabilité de l’Administratrice Régional, l’assistant/e administratif/ve sera chargé/e de la supporter dans le suivi du bon fonctionnement des activités administratives concernant les pays et les projets de la région de compétence, conformément aux procédures, manuels et réglementations COOPI et aux règles contractuelles des différents bailleurs.

L’assistant/e apportera son soutien :

  • dans l’élaboration et transmission finale des rapports et formulaires en mettant en œuvre les mesures correctives prévues par l’Administratrice régionale ;
  • dans le contrôle de gestion des sièges et des activités des projets, assurant la notification d’éventuelles défauts ou incohérences à l’administratrice régionale et propose des hypothèses de solution ;
  • à distance, à la gestion des audits externes en appuyant les différents Coordinations Pays de la région.

Description des taches

L’assistant/e apportera son soutien à l’administratrice régionale selon un plan de travail et des priorités établis par cette dernière concernant les actions énumérés ci-dessous. Aussi, l’assistant/e assurera l’intérim de l’administratrice régional en cas d’absence (missions, congés, etc..).

Budget

  • aide à la correction des nouveaux budgets de projet conformément à la planification et durabilité de la Coordination régionale, sur demande de sa responsable ;
  • reçoit et vérifie le plan d’achat, au début du projet, en assurant sa cohérence avec le budget et les procédures ;

Gestion des projets

  • vérifie la correcte application du plan d’achat (procédures) tout au long du projet ;
  • demande et vérifie l’exactitude des données saisies dans les outils de gestion économique-financière de projet au début du projet ainsi qu’en cas de révisions de projet ;
  • demande des modifications des couts au siège de Milan et envoie les pièces justificatives aux Pays ;
  • assure le suivi de la gestion de biens durables ;
  • vérifie contrôle par échantillon la documentation des procédures de projet et de la coordination ;
  • vérifie la gestion des salaires du staff expatrié non-italien sur place ;
  • vérifie mensuellement les subventions reçues et à recevoir ;
  • vérifie les fiches budgétaires ;

Rapport intermediaire ou final

  • assure la programmation et le suivi des temps pour l’élaboration des rapports à soumettre en Italie et à l’étranger concernant les pays de la région de compétence ;
  • chargé par et sous la supervision de l’administratrice régionale, vérifie et approuve les rapports intermédiaires ou finals élaborés sur place ainsi que la mise au point des rapports finals à transmettre au siège de Milan ;
  • apporte son soutien aux audits effectués au siège concernant les pays de la région de compétence.

Profil du candidat

Essentiels – Expériences / Formation

  • Au moins 3 ans d’expérience dans le rôle d’administrateur/trice de projets ;
  • Expérience dans la rédaction de budget et des rapports financiers ;
  • Expérience dans la préparation d’audits ;
  • Excellente capacité à monitorer, vérifier et trouver des solutions aux problèmes ;
  • Excellente capacité de communication ;
  • Maitrise de la langue française et anglaise.

Souhaité

  • Connaissance des principaux bailleurs de fonds institutionnels (UE, UNHCR, ECHO, OFDA, AICS) ;
  • Expérience en projets et contextes d’urgence ;
  • Connaissance de la langue italienne ;
  • Précédente expérience avec COOPI ;
  • Expérience en Afrique de l’Ouest ;
  • Expérience en logistique et achats.

COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.

COOPI est une organisation non gouvernementale italienne, indépendante et laïque, fondée à Milan en 1965. Depuis plus de 50 ans, COOPI est engagée dans la lutte contre la pauvreté avec un soutien à long terme et une présence constante sur le terrain à côté des populations touchées par la guerre, les crises socio-économiques et les catastrophes naturelles. Les activités de COOPI visent à encourager le développement et à répondre aux situations d’urgence. En Afrique, Amérique Latine et Moyen Orient COOPI favorise l’accès à l’eau, ainsi que le droit à la santé et à l’éducation des communautés les plus pauvres.

Date limite : 15 Mai 2020.

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