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Description

Mission

Fournir un soutien administratif au Directeur Général, ainsi qu’assister les Chefs de Projet.

Activités principales

  • Coordonner et contrôler des appels de conférence, des réunions et des visioconférences du projet
  • Gérer les factures, de la correspondance et de la classification du bureau
  • Soutenir à la préparation des présentations d’entreprise ou de département
  • Soutenir au contrôle et à la classification de la documentation du projet
  • Mettre à jour la base de données des clients et des partenaires
  • Participation aux réunions départementales et rédaction des procès-verbaux ;
  • Archiver la documentation et soutenir la zone commerciale dans la gestion des documents ;
  • Superviser et coordonner l’entretien et la gestion des installations du bureau, y compris la gestion des fournisseurs pour le nettoyage, la maintenance des équipements, les réparations et la sécurité
  • Être responsable de l’approvisionnement et de la gestion des fournitures de bureau, y compris les fournitures de papeterie, les équipements de bureau et les fournitures de nettoyage
  • Coordonner les voyages d’affaires pour les employés, y compris la réservation des vols, des hébergements, des transports terrestres et tout autre besoin connexe ;
  • Gérer la correspondance entrante et sortante du bureau, y compris les e-mails, le courrier postal et les appels téléphoniques, et diriger les demandes vers les départements appropriés ;
  • Organiser et conserver les fichiers et documents importants de l’entreprise, en veillant à ce qu’ils soient correctement classés et facilement accessibles au personnel autorisé ;
  • Fournir un soutien administratif général, tel que la rédaction de documents, la préparation de rapports, la prise de rendez-vous et la gestion du calendrier pour la direction ;
  • Coordonner avec le siège à Madrid pour coordonner des projets spécifiques si nécessaire, en veillant au respect des délais et à l’allocation adéquate des ressources.

Compétences

  • Compétences en communication remarquables ;
  • Soucis du détail et orienté résultats ;
  • Fiable et digne de confiance ;
  • Excellentes compétences organisationnelles et de leadership.

Informations supplémentaires

Exigences

  • Expérience préalable dans des postes similaires
  • Niveau d’anglais C1

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : www.globalbusiness-gbg.com.

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