Office manager

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GPF recrute un Office Manager H/F, bilingue Anglais, pour un de ses clients évoluant dans Secteur de la santé et de l’éducation.

Missions

  • Coordination et contrôle des conférences téléphoniques, des réunions et des vidéoconférences du projet;
  • Gestion des factures, de la correspondance et de l’archivage du bureau;
  • Contribuer à la préparation des présentations de l’entreprise ou du service;
  • Contribuer au contrôle et à l’archivage de la documentation relative au projet;
  • Mise à jour de la base de données des clients et des partenaires;
  • Participation aux réunions du département et préparation des procès-verbaux;
  • Archivage de la documentation et soutien au secteur commercial dans la gestion des documents;
  • Superviser et coordonner l’entretien et la gestion des bureaux, y compris la gestion des fournisseurs pour le nettoyage, l’entretien des équipements, les réparations et la sécurité;
  • Être responsable de l’achat et de la gestion des fournitures de bureau, y compris la papeterie, le matériel de bureau et les produits de nettoyage;
  • Coordonner les voyages d’affaires des employés, y compris la réservation des vols, de l’hébergement, des transports terrestres et de tout autre besoin connexe;
  • Gérer la correspondance de bureau entrante et sortante, y compris les courriels, le courrier postal et les appels téléphoniques, et diriger les demandes vers les services appropriés;
  • Organiser et maintenir les dossiers et documents importants de l’entreprise, en veillant à ce qu’ils soient correctement classés et facilement accessibles au personnel autorisé;
  • Fournir un soutien administratif général, tel que la rédaction de documents, la préparation de rapports, la prise de rendez-vous et la gestion de l’agenda pour les cadres supérieurs;
  • Coordonner avec le siège à Madrid des projets spécifiques selon les besoins, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les ressources appropriées soient allouées;

Profil

  • Expérience préalable dans des postes similaires;
  • Niveau d’Anglais C1;
  • Aisance relationnelle et communicationnelle remarquable;
  • Souci du détail et des résultats;
  • Fiable et digne de confiance ;
  • Excellentes compétences en matière d’organisation et de leadership

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : www.gpf-sn.com.

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