Bénévole Assistant(e) Chargé(e) de programmes

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Bénévole Assistant(e) Chargé(e) de programmes.

Siège de Village Pilote/VPLR

Non Rémunéré

Missions du poste

Objectif principal 

Travailler en partenariat avec le chargé de programme pour assurer le développement des projets de Village Pilote.

Mission 1 : Accompagner la programmation des pôles désignés

  • Utilisation des outils de programmation Village Pilote
  • Accompagner la mise en œuvre du cadre logique défini, et préparer la nouvelle programmation et budgétisation annuelle pour les années 2024- 2026
  • Accompagner la réalisation des activités prévues dans le cadre du cadre logique pré définis et le réajuster si besoin

Mission 2 : Accompagner le suivi – évaluation des activités en lien avec la programmation réalisée

  • Réaliser le suivi et la saisie des données par pôle mensuellement
  • Accompagner la directrice des programmes dans la mise à jour des indicateurs de collecte de données par pôle
  • Réaliser des ateliers de formation sur les nouveaux outils de collecte/ indicateurs mis en place avec les animateurs concernés

Mission 3 : Suivi des besoins matériels et alimentaires en lien avec la programmation annuelle des activités par pôle

  • Appui à la gestion des différents stocks magasins (central, produits d’hygiène, vêtements) pour recenser hebdomadairement le matériel « acquis « par village pilote et le « reste à acquérir » ;
  • Faire une remontée d’information auprès des chargés de programme et de la directrice des programmes du suivi des stocks pour la mise à jour des besoins
  • Faire le suivi de la programmation budgétaire mensuelle

Mission 4 : Accompagner la gestion des visites, des journées solidaires, des séjours solidaires avec les partenaires de Village Pilote et développer de nouveaux partenariats

  • Réaliser les visites du VPLR de manière personnalisée à chaque partenaire de Village pilote, dans l’objectif de la mobilisation de ressources diverses
  • Participation à l’animation des réseaux sociaux si besoin
  • Participation à l’organisation des événements internes et externes (galas, tournois, expositions, visites du VPLR, causeries solidaires…)
  • Aider à la structuration des relations partenariales de Village Pilote (rédaction des conventions de partenariat, rédaction des comptes rendu lors des rencontres, aide à la définition des objectifs et des stratégies communes)
  • Définir avec la directrice programme les outils de collecte de données spécifiques au projet et aider à l’appropriation de ces outils auprès des partenaires dès le début du projet
  • Veiller au remplissage des outils de projet par les partenaires, capitaliser et organiser ces données de manière à respecter le plan de suivi- évaluation défini par le coordinateur des programmes
  • Travailler en coordination avec la Responsable communication pour assurer une visibilité aux partenariats en cours (récupérer les photos, informer des évènements et des actions mises en œuvre, etc.)

Mission 5 : Soutenir l’exécution des activités de chaque pôle de Village Pilote (identification, prise en charge, réconciliation familiale, santé, apprentissage, école de la vie, insertion professionnelle, communication & plaidoyer)

  • Révision des programmations annuelles par pôle en fonction de l’évolution des besoins exprimés par les chargés de pôle
  • Recherche et développement des partenariats dans le cadre de l’exécution des programmes
  • Participation à la définition de la stratégie de développement des missions et activités de Village Pilote et Village Pilote Sénégal.
  • Veiller à l’actualisation de la base de données Village pilote en coordination avec le chargé de saisie de données (base de données « activité » et données « enfants »)
  • Remplir les bases de données de suivi et d’évaluation des activités

Mission 6 : Accompagner la gestion administrative, technique et budgétaire du projet

  • Participation à la réunion mensuelle de Village Pilote
  • Participation aux réunions bi mensuelles chargés de programme, avec les responsables et rédaction du PV de la réunion
  • Création et actualisation des Vcards des partenaires ou bailleurs de fonds
  • Organisation de l’archivage physique et électronique des sources de vérification des bailleurs.
  • Partager avec le reste de l’équipe les conditions requises pour la justification technique et financière des différents bailleurs
  • Assurer la restitution technique et financière d’un projet spécifiquement financé par un bailleur

Mission 7 : Participer à la recherche de financement et des dons auprès des acteurs privés et institutionnels

  • S’informer et identifier chaque mois les besoins de financement et leurs évolutions
  • Formulation de projets ou élaboration de dossiers de candidatures aux appels à projet
  • Suivi des demandes de financement
  • Assurer une activité de veille des opportunités de financement
  • Contribuer à l’élaboration des documents de projet présentant les activités de l’association en collaboration avec les équipes opérationnelles
  • Développer les relations avec tous les types de bailleurs potentiels via des rencontres en direct et l’adhésion à différents réseaux permettant de développer la notoriété de Village Pilote auprès des bailleurs.

Conditions

  • Lieu : Siège de Village Pilote (2 jours) / VPLR (3 jours)
  • Horaires : Siège de Village Pilote : 8h30 – 17h30
  • Rattachement hiérarchique : Directrice des Programmes
  • Type de contrat : bénévolat
  • Indemnité mensuelle : Non rémunéré
  • Durée : 6 mois

Merci de nous faire parvenir votre CV détaillé + Lettre de Motivation avec objet : « Assistant.e chargé.e de programme VP » à chargedeprogramme@gmail.com

Toute candidature ne respectant pas cette consigne ne sera pas traitée.

Date limite de candidature : 18 novembre 2024.

Qualifications et compétences requises

  • BAC +3 dans le domaine de la gestion de projets, des sciences politiques, etc.
  • Maîtrise des outils et logiciels de gestion des projets
  • Montage de projet et recherche de financement
  • Négociation et communication
  • Clarté et concision
  • Esprit de synthèse
  • Aisance rédactionnelle

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