Réceptionniste – Chargé d’Accueil

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UMO Intérim recrute un Réceptionniste – Chargé d’Accueil.

Mission

L’Assistante Administrative a pour fonction d’assurer l’accueil et les tâches administratives au sein de la société. Elle rend compte à la Direction Administrative et Financière.

L’activité s’exerce en relation avec différents services et en contact avec des personnes externes. L’aspect relationnel est une caractéristique de la fonction. Il s’agit d’un emploi sédentaire à horaire régulier. Le/la chargé(e) d’accueil est amené(e) à travailler en équipe avec les différents services, notamment les Chefs de service en ce qui concerne la gestion du planning.

Une activité administrative vient donc compléter la fonction première du/de la chargé(e) d’accueil.

Tâches principales :

  • Gestion de l’accueil et des appels
  • Limiter les bavardages du personnel dans les couloirs
  • Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services.
  • S’assurer de la propreté des locaux, surtout la salle de conférence ;
  • Actualiser l’affichage, les informations mises à la disposition du public
  • Effectuer des tâches administratives de base
  • Tenue du parapheur, des registres courriers départs et arrivés
  • Contrôle et suivi des fournitures de bureau ;
  • Approvisionnement en eau et autres nécessités du bureau principal et secondaire (commerciaux) ;
  • En contact permanent avec les agents de voyage pour les réservations dont analyse comparative des prix des billets sur internet en collaboration avec la Direction Achats ;
  • Réservation des chambres d’hôtel pour les hôtes ;
  • Suivi des arrivées et Schedule des Guest : navettes aéroport, appel des hôtels pour s’assurer de l’arrivée des hôtes ;
  • Gestion des repas pour Guest quand ils sont sur site et de la disponibilité de café et eau
  • S’assurer de la connexion wifi en cas de Guest

Voir aussi : Formation Réceptionniste/Chargé d’Accueil à Dakar avec MBS

Exigences 

  • Compétences techniques à acquérir : Connaître l’environnement de travail et les procédures internes.
  • Connaître les missions des différents départements.
  • Connaître les techniques de rédaction administrative.
  • Connaître les applications informatiques professionnelles.
  • Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
  • Connaître les procédures d’urgence (incendie, incident, malaises…).
  • Notions de secourisme (en collaboration avec la QHSE)

Compétences relationnelles

  • Maîtriser les techniques de communication.
  • Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
  • Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
  • Être organisé, rigoureux et méthodique.
  • Être patient.
  • Être discret.
  • Être sérieux et efficace.
  • Sens de la diplomatie.

Aptitudes au pos

  • Formation Bac + 2 ou plus
  • Grande autonomie et sens de l’organisation
  • Tenue soignée et impeccable
  • Agréable et non timide
  • Confidentialité et secret professionnel
  • Fiabilité et sens du travail en équipe
  • Curiosité et capacité de réaction par rapport à l’environnement interne et externe.
  • Mobilité et déplacements
  • Maitrise de l’outil informatique (Excel, Word, Power Point, ERP…)
  • Connaissance de l’anglais
  • Polyvalence.

Télécharger un exemple de Lettre de Motivation Réceptionniste, Hôtesse d’accueil

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