Responsable des achats

ONG Raes

Pour des communautés qui s’informent, se mobilisent et agissent.

Présentation du RAES

Créée en 2004, RAES est une ONG sénégalaise créatrice de stratégies innovantes pour le changement de comportement en Afrique et qui agit comme un hub de mise en relation des partenaires et programmes internationaux, les médias et les sociétés civiles locales. RAES forme, appuie et accompagne les acteurs locaux et les communautés à avoir accès à l’information et à mettre des solutions adaptées à leurs problèmes.

Vision du RAES

Avoir des communautés qui s’informent, se mobilisent et agissent sur leur avenir, individuellement et collectivement.

Mission du RAES

  • Promouvoir le changement social et un environnement propice à une prise de décision individuelle et collective éclairée, fondée sur une information libre, appropriée et complète.

Mission et champs de responsabilité du poste

  • Le responsable des Achats a comme principale mission de mettre en place et de piloter une stratégie adaptée liée à la passation de marchés et à la réalisation des acquisitions de biens ou services nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation et de ses projets. Il aura à exécuter les tâches suivantes :
  • Encadrer ou effectuer la mise à jour de la politique des achats du RAES ;
  • Proposer un workflow de travail et développer les tableaux de bord nécessaires à la prise en charge et au suivi des marchés ;
  • Préparer le plan de passation des marchés (PPM) de chaque projet en collaboration avec équipes de projet ou programme concernée et effectuer les diligences pour sa validation ; Consolider tous les PPM des projets et produire le PPM global annuel du RAES ; S’assurer du respect des directives des marchés suivants les directives des bailleurs et le contenu validé du PPM ;
  • Assurer un bon archivage manuel et électronique des dossiers de marché ; Effectuer le reporting mensuel et trimestriel sur le PPM global et son exécution , Recevoir et vérifier les spécifications des demandes d’achats (DA) et attribuer les numéros ; Vérifier les dossiers d’appels d’offres pour l’achat de bien ou de services ;
  • Transmettre les demandes d’achat reçues aux finances pour la vérification de la disponibilité du budget et la vérification des codes budgétaires avant d’entamer la procédure ;
  • Préparer les dossiers pour les demandes de devis, l’organisation des appels d’offres et leur publication ;
  • Recevoir les devis, offres ou candidatures et organiser le dépouillement sous la supervision de son supérieur hiérarchique ;
  • Participer aux sessions d’ouverture des offres ainsi que leur analyse et superviser la production des PV de sélection ;
  • Préparer les bons de commande et les contrats relatifs aux marchés ;
  • Assurer l’envoi et la signature des bons de commande, contrats aux fournisseurs ou prestataires ;
  • Constituer le dossier complet à transmettre aux finances pour règlement ; Assurer l’archivage des dossiers d’achat de manière physique et électronique par bailleur et projet/programme ;
  • Préparer un rapport mensuel sur les achats ;
  • Organiser des sessions de formation du personnel sur les procédures d’achat. Assurer une excellente communication/liaison entre la logistique et les programmes demandeurs d’achats ;
  • Valider les inventaires annuels du RAES.
  • Gérer l’aménagement, la sécurité et l’entretien des locaux ;

Gestion des fournisseurs et des commandes

  • Identifier les fournisseurs et procéder à la création de leur dossier (NINEA, RC, RIB, Statut, ETC)
  • Renseigner la base de données des fournisseurs et prestataire et le tenir à jour continuellement ;
  • Sous la supervision du RAF ou des responsables de pôle, organiser des rencontres régulières avec les fournisseurs et prestataires de services pour le partage des politiques et des procédures du RAES ;
  • Effectuer les commandes au niveau des fournisseurs agréés et faire le suivi de la livraison avec les fournisseurs.
  • Principales relations organisationnelles
  • Responsable hiérarchique : Responsable financier ;
  • Relations fonctionnelles internes : avec tous les salariés de l’ONG, en particulier avec le pôle administration, finance et des projets ;
  • Relations externes : avec les fournisseurs, les prestataires de services et les partenaires terrain.

Profil

Connaissances expérience

Compétences techniques

Aptitude à la
gestion du travail en équipe et à l’encadrement

valeur et savoir-être

  • Niveau Bac + 5 en gestion des achats, Logistique ou équivalent validé par un diplôme ;
  • Expérience professionnelle d’au moins 7 ans dans la gestion des achats et passation de marchés en ONG
  • Expérience dans la maîtrise des procédures des projets financés par AFD
  • Connaissance du marché des fournisseurs
  • Connaissance du secteur et l’environnement des affaires
  • Maîtrise des techniques d’achats
  • Maîtrise des techniques de négociation commerciale
  • Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
  • Bonnes notions en anglais pour les échanges avec les partenaires anglophones.
  • Faculté à communiquer avec autrui / en s’adaptant à ses interlocuteurs. Esprit de travail collectif et force de
  • proposition dans la préparation, la mise en œuvre et le suivi des processus de travail au sein d’une équipe.
  • Capacité à se rendre disponible en cas de besoin (soirs, week-end) Capacité à collecter et à diffuser l’information à sa hiérarchie, à ses collaborateurs et à ses partenaires.
  • Facilité de contact avec autrui
  • Faculté à communiquer en s’adaptant à ses interlocuteurs. Esprit de travail collectif dans la préparation, la mise en œuvre et le suivi des processus de travail au sein d’une équipe.
  • Capacité à se rendre disponible en cas de besoin.
  • Capacité à collecter et à diffuser l’information à sa hiérarchie, à ses collaborateurs et à ses partenaires.

Autres requis

Intégrité, Honnêteté, Conscience professionnelle, Sens de l’organisation, Ouverture et accessibilité, proactivité, flexibilité, esprit d’équipe. Soif d’apprendre et de partager ses connaissances.

Comment postuler ?

Les personnes intéressées doivent fournir un CV, incluant 3 références, ainsi qu’une lettre de motivation décrivant leur formation, leurs expériences et compétences et pourquoi elles pensent être les mieux placées pour ce poste.
Le dossier de candidature doit être envoyé à l’adresse suivante : recrutement@ongraes.org avec dans l’objet du mail la référence de l’offre : Recrutement Responsable des Achats.

Seules les personnes présélectionnées seront contactées.

“RAES lutte contre toute forme d’exploitation, d’abus et de harcèlement sexuel ainsi que la maltraitance des enfants et des personnes vulnérables et accorde une importance capitale à l’égalité des chances” .

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