Secrétaire bilingue

RPORTH

RportH recrute un Secrétaire bilingue.

L’Entreprise

Une compagnie étrangère spécialisée dans la recherche et les forages pétroliers.

Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d’une direction fonctionnelle ou auprès du chef d’établissement. Organiser pour le chef d’établissement et/ou les directeurs adjoints le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques.

Missions principales

  • Accueil physique et téléphonique,
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
  • Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage), Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du chef d’établissement et des directeurs adjoints, Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
  • Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
  • Prises de notes et rédaction de comptes-rendus, Préparation et suivi de dossiers,
  • Reproduction des documents, Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions, Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)

Savoir-faire requis

  • Utiliser les outils informatiques,
  • Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes, Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
  • Renseigner les interlocuteurs, S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
  • Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du chef d’établissement
  • Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier…)
  • Organiser et prioriser les activités de secrétariat Travailler en équipe
  • Relations professionnelles les plus fréquentes
  • Le responsable du secrétariat de direction, le chef d’établissements, les directeurs fonctionnels,
  • Les responsables des services, les cadres administratifs et/ou cadres de santé, Partenaires (autres directions d’établissements publics)

Partenaires sociaux

  • Le personnel de l’établissement pour l’accueil et la transmission d’informations les médecins
  • Expérience et connaissances conseillées
  • Bureautique
  • Techniques de secrétariat
  • Techniques d’accueil physique et téléphonique
  • Classement et archivage
  • Communication/relations interprofessionnelles
  • Prérequis indispensable
  • Connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
  • Connaissance générale de la gestion et organisation
  • Connaissance détaillée des lois et décrets des instances

Profil

  • Brevet professionnel bureautique (niveau IV)
  • Titre professionnel secrétaire assistant(e) (niveau IV)
  • Baccalauréat professionnel gestion-administration

Référence: OFR000146REC

Date limite : 25 Octobre 2021.

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